Lebenshilfe Witten e.V.Einf√ľhrung der ELO ECM Suite

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Optimierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO for DATEV

Unser KundeLebenshilfe Witten e.V.

Branche: Sozialwesen | SideStep-Kunde seit: 2022

Die Lebenshilfe Witten e.V. wurde 1960 als Elterninitiative gegr√ľndet und bietet Menschen mit geistiger und mehrfacher Behinderung Assistenz und Begleitung auf dem Weg zu einem selbstbestimmten Leben.

Die Begleitung erfolgt entlang der Lebenslinie zun√§chst in der Fr√ľhf√∂rderung und in einer der vier integrativen Kindertagesst√§tten. Im Bereich Arbeit, Wohnen und Freizeit stehen Ihnen eine Werkstatt , zwei Wohnst√§tten, ambulant betreutes Wohnen, Tagesstrukturgruppen sowie der Familienunterst√ľtzende Dienst zur Verf√ľgung, um Ihnen Lebensinhalte und Aufgaben zu vermitteln.

Weitere Informationen finden Sie unter: www.lebenshilfe-witten.de

Dank der ELO Einf√ľhrung inklusive digitaler Pr√ľfungen von Rechnungen ist es zu einer signifikanten Reduzierung der Transportkosten gekommen, da weniger Fahrten zwischen den verschiedenen Standorten erforderlich sind. Die M√∂glichkeit, Rechnungen nun digital zu pr√ľfen, ohne den physischen Beleg transportieren zu m√ľssen, hat sich als √§u√üerst zufriedenstellend erwiesen.
Benjamin Kuhn
Controlling

Anforderungen und Ziele

  • Reduzierung physischer Transporte von Belegen zwischen den Standorten

  • Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses

  • Zentrale Verwaltung aller Rechnungsbelege

  • √úbergabe von Buchungsinformationen an DATEV

  • Anzeige der Belege direkt aus DATEV heraus

  • Automatische √úbergabe von Eingangsbelegen per E-Mail in den Eingangsrechnungsprozess

Projektdaten

Das Projekt

Die Neugestaltung

Optimierte Prozesse dank der Implementierung der ELO ECM Suite nach SideStep-Standard:
Alle wichtigen Dokumente und Informationen sind zentral gespeichert und k√∂nnen dank der integrierten Suche in Sekundenschnelle gefunden werden.
Dank workflowgest√ľtzter Prozesse haben die verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die ben√∂tigten Daten zur richtigen Zeit.

Durch die Integration des Moduls ELO XC entsteht eine nahtlose Verbindung zwischen ELO und den Microsoft Exchange Web Services. Diese Verbindung erm√∂glicht es, dass Eingangsrechnungen, die per E-Mail eingehen, direkt in ELO archiviert und f√ľr Folgeprozesse bereitgestellt werden k√∂nnen.

Optimierte Eingangsrechnungsverarbeitung
mit ELO for DATEV

Mit der Integration von ELO for DATEV werden L√∂sungen aus dem Eingangsrechnungsmanagement, der automatischen Belegerkennung (ELO DocXtractor for DATEV) und dem Drittsystem DATEV vereint. Nach erfolgter Belegverarbeitung in ELO k√∂nnen somit Buchungsvorschl√§ge an DATEV √ľbergeben und mit einem Absprungpunkt aus DATEV heraus ausgew√§hlte Belege in ELO abgerufen werden.

Die E-Mail Postf√§cher von allen vier Rechnungsadressen der Lebenshilfe Witten e.V. werden auf eingehende E-Mails mit PDF-Anhang √ľberwacht und direkt nach Eingang an ELO √ľbergeben. Nach automatischer Belegerkennung durchl√§uft der Beleg einen definierten Freigabeprozess: Zu Beginn wird eine formelle Pr√ľfung zur manuellen Erfassung fehlender Daten durchgef√ľhrt.
Weist der Beleg Daten auf, die bislang nicht in DATEV vorhanden sind, erfolgt automatisch eine Aufgabe an die Buchhaltung zur Stammdatenanlage. Sobald die Eintragung erfolgt ist, durchläuft der Beleg eine sachliche und im Anschluss eine fachliche Freigabe, die aus mehreren Instanzen besteht.
Bei erfolgreicher Freigabe aller involvierten Nutzer wird der Beleg an die Buchhaltung weitergereicht.
Die erfassten Daten werden bei erfolgter Freigabe durch die Buchhaltung als Buchungsvorschlag an DATEV √ľbertragen.

Weitere Vorteile von ELO for DATEV

Buchungsvorschläge in DATEV anpassbar:
Die Buchungsvorschl√§ge, die aus ELO generiert werden, k√∂nnen problemlos in DATEV weiterbearbeitet werden. Dies erm√∂glicht eine individuelle Anpassung und √úberpr√ľfung der Buchungsvorschl√§ge.

Erleichterte Bearbeitung und Buchung von Belegen:
Die direkte Integration mit DATEV erleichtert die Bearbeitung und Buchung von Belegen erheblich. Durch die automatisierte √úbertragung von Dokumenten und Buchungsinformationen zwischen ELO und DATEV werden manuelle Prozesse minimiert und Fehler reduziert.

√úbersichtliches Dashboard zur Belegverwaltung:
Ein Dashboard in ELO bietet eine leicht zu filternde √úbersicht √ľber alle Belege, zum Beispiel nach ihrem Status im Prozess oder nach Lieferanten. Diese Funktion erm√∂glicht es den Benutzern, schnell und einfach auf relevante Dokumente zuzugreifen und den Bearbeitungsstatus im Blick zu behalten.

ELO for DATEV ermöglicht Lebenshilfe Witten e.V., durch eine effiziente und transparente Verwaltung von Buchungsprozessen und Belegen, eine erfolgreiche Optimierung der Geschäftsprozesse.

Wir beraten Sie gerne zum Thema ELO ECM Suite.

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Adresse

Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn

05251 | 685854-10

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