SiWorkflowMaximieren Sie Effizienz und Transparenz mit unseren Workflow-Lösungen

Schnell implementiert und einsatzbereit: SideStep bietet bereits vordefinierte, praxiserprobte Workflow-Lösungen an – und entwickelt bei Bedarf auch neue Lösungen.

Automatisierte, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Workflows sichern den reibungslosen Arbeitsprozess und sorgen für maximale Effizienz und Transparenz in der Zusammenarbeit. Vorgänge werden so schneller bearbeitet, Freigaben und Entscheidungswege sind jederzeit nachvollziehbar. Abgerundet wird dies durch eine kontextbezogene Archivierung und ggf. Datenübergabe an Drittsysteme für den Start von Teilprozessen.

ProzessoptimierungIhre Vorteile im Überblick

RECHNUNGSWORKFLOWInvoice - Ein Teil der SideStep Invoice Suite

Nach der Dokumentenerkennung direkt nach Eingang, der revisionssicheren Archivierung und dem Datenabgleich mit Drittsystemen initiiert ELO automatisch den Workflow. Die Eingangsrechnungen werden zum relevanten Prüfer bzw. den relevanten Prüfern (in definierter Reihenfolge) geleitet – mit der Möglichkeit jederzeit Rückfragen zu stellen.

ELO kann mit dem Workflow Invoice Rechnungen auch vollautomatisiert verarbeiten – das bedeutet, bestimmte Rechnungen werden nicht mehr durch Personen geprüft, wenn die Werte sich in einem definierten Rahmen bewegen. Das System informiert in diesem Fall nur bei Abweichungen – wenn zum Beispiel eine bestimmte Betragsgrenze überschritten wird. Nach der Freigabe erstellt ELO gleich einen Buchungsvorschlag und die Daten werden an die ERP-Software übergeben.

Im Rahmen des Workflows gibt es die Möglichkeit zahlreiche Szenarien abzubilden. So sind z.B. die Rechnungskürzung bzw. das Einbehalten von Beträgen mit gleichzeitiger Information des Lieferanten möglich. Auch der Abgleich mit Verträgen oder Speditionsrechnungen und selbst die Weiterbelastung mit automatischer Belegerstellung kann komplett systemseitig über ELO erfolgen.

SiExt: OrgManagement Freigaberegeln selbst erzeugen

Erzeugen Sie selbst dynamische Freigaberegelungen. Mit der Extension OrgManagement für den SiWorkflow: Invoice pflegen Sie Ihre Regeln selbst. So können Sie die Abfolge Ihrer Workflows jederzeit ohne technische Unterstützung anpassen.

Eine pflegbare Oberfläche ermöglicht das Setzen von „Freigebern“ anhand von Beleginformationen. So wird es auch möglich, selbst Kriterien dafür festzulegen, welche Mitarbeiter Belege bei gleichen Beleginformationen (inkl. Volltext) zur Freigabe erhalten.

Beispiel: Ist der Rechnungsbetrag einer Rechnung von Lieferant G kleiner als Betrag x, geht der Beleg zur Freigabe an Mitarbeiter A, ist der Betrag aber größer als x, geht er zunächst an Mitarbeiter B.

SiExt: KontierungsvorlageKontierungsvorlagen selbst pflegen

Mit der neuen Extension für den SiWorkflow: Invoice erstellen Sie selbst Kontierungsvorlagen – also definieren Vorgaben wie Konten, Kostenstelle oder Sachbezüge für bestimmte Fälle oder Lieferanten.

Sie pflegen die Vorlagen und Verteilungsschlüssel in einer Datenbank. Auf Knopfduck werden diese in Ihren SiWorkflow: Invoice eingespielt.

So müssen Daten nicht mehr mehrfach manuell nachgepflegt werden und Ihre Prozesse laufen noch schneller

LÖSCHWORKFLOWDelete

Volle Kontrolle über Ihre Dokumente: Die Prozesse beim Löschen von Dokumenten sind klar definiert – es kommt nichts Wichtiges einfach weg und trotzdem ist das System aufgeräumt und gut strukturiert.

Sie definieren, wer Dokumente löschen darf und wer einen Antrag zur Löschung stellen muss. Mitarbeiter können dann die Löschung einfach über den Workflow beantragen – sofern sich das Dokument nicht bereits in einem anderen Workflow befindet. Der Verantwortliche gibt frei.

Die Lösung bietet volle Sicherheit dank automatischer Protokollierung aller Anträge und Löschungen – auch gelöschte Dokumente können wiederhergestellt werden.

ULAUBSWORKFLOWVacationRequest

Die Gesamtlösung für die Verarbeitung von Urlaubsanträgen mit vollautomatisierter Dokumentation: Mitarbeiter füllen Ihre Urlaubsanträge in ELO aus und senden sie über den systemgesteuerten Freigabeprozess an die Verantwortlichen. Dabei können sie gleich Notizen hinzufügen und einen Übergabetermin festlegen.

Sobald der Urlaubsantrag den Freigabeworkflow durchlaufen hat, generiert ELO automatisch ein entsprechendes Dokument und legt es in der Personalakte ab.

Der strukturierte Prozess sorgt für Übersichtlichkeit und unternehmerische Planungssicherheit. Vorgesetzte und Mitarbeiter sehen in der Übersicht alle verbleibenden Urlaubstage und Überstunden.

ABLAGEWORKFLOWDocPost

Extraschnelle und strukturierte Ablage von Dokumenten: Mit dem Ablageworkflow sparen Sie nicht nur Zeit, Sie sorgen gleichzeitig dafür, dass alles immer am richtigen Platz ist. Selbst die Verschlagwortung der Dokumente wird automatisch vervollständigt. Das sorgt für maximale Prozesssicherheit.

Über einen Button direkt in der Postbox wird der Ablageworkflow gestartet. Im System sind Ablageregeln zur Definition des Ablageortes hinterlegt – auch eine Vorbelegung (z.B. Projekt, Kostenstelle etc.) möglich. Durch die Anbindung an die Datenbank greift ELO direkt auf Stammdaten zu und die Verschlagwortung vervollständigt sich automatisch.

Sicher ist sicher: Das Vertraulichkeitslevel wird auf Dokumentenebene festgelegt und die zu verwendenden Ablageregeln werden rollenspezifisch definiert.

REISEKOSTENWORKFLOWBusinessTrip

Schluss mit aufwändiger Berechnung und Rechenverfahren. Mit der Lösung können Mitarbeiter ihre Reisekosten selbstständig erfassen – inklusive Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Via Workflow senden die Mitarbeiter die Daten einfach zur Freigabe. Die Erstattungssumme errechnet das System automatisch anhand der Reisedauer, der Belege und dem Reiseland bzw. den Reiseländern. Alle Belege werden gleich automatisch zentral in einer Akte archiviert. Die direkte übersichtliche Anzeige der Erstattungssumme sorgt für Transparenz.

Nach der Freigabe wird die Buchhaltung automatisch informiert – je nach Ausgestaltung der Lösung auch gleich mit einem Buchungsvorschlag und direkter Übergabe an das Buchungssystem.

Wir beraten Sie gerne zum Thema SiWorkflow.

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