Die digitale Signatur für Ihr ELO

Unterschreiben Sie Ihre Dokumente in Zukunft digital aus ELO heraus. Mit ELO for DocuSign werden Ihre signierten Dokumente im Anschluss sogar automatisch wieder in Ihrem System abgelegt.

Ihre Vorteile der digitalen Signatur

Deutschland befindet sich im digitalen Wandel. Mit voranschreitender Digitalisierung werden immer mehr Geschäftsdokumente fast ausschließlich digital ausgetauscht. Daher gewinnen elektronische Unterschriften mehr und mehr an Bedeutung. Sie optimieren die digitalen Unternehmensprozesse effizient, sicher und rechtlich bindend. Digitale Signaturen beschleunigen zudem Ihre internen Abläufe und tragen zur Kosten-, Zeit- und Ressourceneinsparung bei, da der Bedarf an Papier drastisch minimiert wird.

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Versenden Sie unterschriftreife Dokumente direkt aus ELO heraus

Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens durch Vermeidung von manuellem Aufwand

Signieren Sie Ihre Dokumente unabhängig von Ort und Zeit

Durchgängige Nachvollziehbarkeit aller Unterschriften

Mehrere Unterzeichner pro Dokument möglich

Reihenfolge der Unterschriften durch mehrere Personen kann individuell durch Sie definiert werden

Archivieren Sie unterschriebene Dokumente rechtskonform

Die Einsatzgebiete einer digitalen Unterschrift

Verträge

Aufträge

Vollmachten

Freigaben

Protokolle

Der Prozess einer digitalen Signatur

Der Prozess der digitalen Signatur wird durch einen Klick auf den Button „Dokument zur Unterschrift“ initiiert. Im Anschluss erfolgt die Hinterlegung der jeweiligen Empfänger im ELO. Jeder dieser Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum DocuSign-Portal, über welches die Unterschrift erfolgen kann. Der Absender definiert zuvor, ob die Position der Unterschrift vorgeschrieben oder frei wählbar ist.

ELO überwacht den gesamten Prozess der digitalen Signatur und archiviert nach erfolgreicher Unterzeichnung das Dokument inklusive Unterschrift rechtskonform in Ihrem ELO-System. Bis dahin ist das Dokument für andere Benutzer farblich markiert und wird im letzten Schritt als neue Version abgelegt.

So funktioniert die digitale Signatur mit ELO

ECM-Lösungen

Häufig gestellte Fragen zu ELO for DocuSign

Eine digitale Signatur stellt eine elektronische Variante der handschriftlichen Unterschrift dar. Mittels digitaler Signatur ist es Personen möglich, Dokumente digital zu signieren, ohne physisch anwesend zu sein. Im nächsten Schritt wird das zu signierende Dokument mit einem eindeutigen digitalen Code verknüpft. Der Code wird anhand eines privaten Schlüssels generiert, der nur dem Unterzeichner bekannt ist. Gleichzeitig wird ein öffentlicher Schlüssel erzeugt, um die Signatur zu prüfen.

Sobald das zu versendende Dokument signiert wurde, wird der digitale Code gemeinsam mit dem Dokument übermittelt. Der Empfänger kann mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Signatur überprüfen. Auf diese Weise kann zweifelsfrei festgestellt werden, dass das signierte Dokument vom angegebenen Absender stammt und seit seiner Signierung nicht verändert wurde.

Digitale Signaturen werden bereits in vielen Bereichen eingesetzt, beispielsweise bei Vertragsabschlüssen, behördlichen Genehmigungen oder Online-Transaktionen. Die digitale Signatur stellt eine sichere Methode dar, um Kosten, Zeit und Ressourcen zu sparen. Sie ermöglicht es, auf das Papier und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand zu verzichten.

Es wird zwischen drei Arten der digitalen Signatur unterschieden:
  1. Die einfache digitale SignaturDiese Form ist die schwächste und am geringste geschützte Art der digitalen Unterschrift. Sie eignet sich für Transaktionen, die niedrigem rechtlichem Risiko unterliegen. Das bedeutet, dass sie lediglich den Urheber des Dokuments kenntlich macht.Beispiel: Unterschrift bei Annahme eines Pakets.
 
  1. Die fortgeschrittene digitale SignaturEine sicherere Variante ist die fortgeschrittene Signatur, diese ermöglicht es, die Unverfälschtheit der unterschriebenen Daten zu prüfen.Die fortgeschrittene Signatur muss folgende Kriterien erfüllen: Die Unterschrift muss dem Unterzeichner zugeordnet werden können
        • Eindeutige Identifikation des Unterzeichners
        • Die Mittel zum Unterschreiben unterliegen der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners
        • Nachweispflicht, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde
  • Beispiel: Unterzeichnung von Gesellschafterverträgen.
 
  1. Die qualifizierte digitale Signatur Diese Form der digitalen Signatur ist die sicherste Stufe. Sie ist weitestgehend mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen, da eine qualifizierte Unterschrift nicht abgestritten werden kann. Nur diese Form von Unterschrift ist so verschlüsselt, dass sie selbst vor Gericht anzuerkennen ist und kann langfristig die Integrität und Authentizität dieser digitalen Unterschrift sicherstellen.
  • Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte digitale Unterschriften mit DocuSign
  • Profitieren Sie von den DocuSign-Apps für Windows, Android und iOS
  • Nur der Unterschriftsanforderer benötigt einen Account bei DocuSign und eine ELO-Lizenz
  • Nutzen Sie Ihr bestehendes DocuSign Abonnement zur Anbindung an ELO

Wir beraten Sie gerne zu ELO for DocuSign

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Adresse

Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn

05251 | 685854-10

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