Auf unseren Social Media - Kanälen erfahren Sie alles Rund um die ELO ECM Suite!
Menü
Einführung der ELO ECM Suite inkl. der Module ELOxc, ELO DocXtractor, SiConnect & SiWorkflow:Invoice
Digitalisierung und Automatisierung: Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und der Versand von Ausgangsrechnungen sollte strukturiert und komplett digitalisiert werden. Im Fokus dabei: Beschleunigung der Prozesse und Transparenz.
Die neam IT-Services GmbH führt zusammen mit SideStep das ECMSystem ELO inklusive Zusatzmodule ein, bindet die bestehenden Systeme Sage (ERP) und Microsoft Dynamics 365 (CRM) an und implementiert speziell auf das Unternehmen zugeschnittene Workflows.
Schnellere Abwicklung: Der interne Abstimmungsaufwand wurde maßgeblich reduziert und die Buchhaltung arbeitet effizienter. Dank systemgesteuerter Prozesse und revisionssicherer Archivierung der Dokumente ist jeder Schritt nachvollziehbar und transparent.
Das Hauptziel des Projektes war die Beschleunigung der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen: Die Prozesse sollten schneller, effizienter und vor allem digital sein. Die neam IT- Services GmbH wünschte sich auch eine aktuellere Darstellung der Liquidität des Unternehmens.
Mit dem ECM-System ELO in Verbindung mit dem KI-gestützten Modul zur Dokumentenverarbeitung ELO DocXtractor und ELOxc für die E-Mail Verarbeitung hat SideStep zunächst den Grundstein für die digitale Archivierung und automatisierte Verarbeitung von Dokumenten gelegt. Die nahtlose Anbindung des ERP Systems Sage und dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 folgte – beide waren bei der neam IT Services GmbH bereits im Einsatz.
ELO erkennt nun automatisch den Dokumententyp, klassifiziert und extrahiert die enthaltenen Daten formatunabhängig. Dazu gehört auch das Auslesen der Lieferanten- und Bestellbezügen. Die Daten gleicht ELO mit den bestehenden Daten im ERP System Sage ab. Das Ergebnis: systemübergreifende Datenkonsistenz. Die Eingangsrechnungen verschlagwortet ELO ebenfalls automatisiert und archiviert die Dokumente revisionssicher.
Die neam IT-Services GmbH ist ein inhabergeführtes IT-Beratungs-Unternehmen mit Standorten in Paderborn und Wiesbaden. Mit über 20 Jahren Erfahrung und mehr als 90 Mitarbeitern ist neam IT Services GmbH sowohl national als auch international in den Geschäftsbereichen IT-Systemhaus und IT Sicherheit für Kunden im Einsatz – nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
IT-Systemhaus & IT-Sicherheit
IT-Beratung
über 90
Paderborn, Wiesbaden
Im Anschluss ordnet ELO die Rechnungen einem der für die neam IT-Services GmbH individuell definierten Workflows zu.
So startet der Prüfprozess: Die Software leitet das Dokument automatisch zum relevanten Prüfer bzw. den relevanten Prüfern weiter (in definierter Reihenfolge). Rückfragen sind dabei jederzeit möglich. Nach der Freigabe erstellt ELO einen Buchungsvorschlag und die Daten werden an das ERP-System übergeben.
Volle Transparenz: Dank der Digitalisierung der gesamten Rechnungsverarbeitung hat die neam IT-Services GmbH nun laufend die Liquidität im Blick. Die Prozesse sind deutlich schlanker, effizienter – vor allem aber nicht mehr analog und jederzeit nachvollziehbar. Der interne Abstimmungsaufwand wurde deutlich reduziert.
SideStep bedankt sich für die außerordentlich produktive Zusammenarbeit. Insbesondere der offene Umgang, das kollegiale, konstruktive miteinander, aber auch die strukturierte Arbeitsweise der neam IT Services GmbH haben uns im Projektverlauf begeistert.
Die neam IT-Services GmbH kann sich gut vorstellen in naher Zukunft zusammen mit SideStep weitere Geschäftsbereiche und Abteilungen an ELO anzubinden und die Prozesse weiter zu optimieren.
Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn
05251 | 685854-10
