Eberhard Zimmermann GmbH & Co. KGEffiziente Prozessoptimierungen durch SideStep-Lösungen

Die Prozesse der Eberhard Zimmermann GmbH & Co KG wurden durch die SideStep-Lösungen erfolgreich optimiert. Zu den umgesetzten Maßnahmen zählt beispielsweise die Ablage der Ausgangsrechnungen in der Kundenakte durch den Business Logic Provider (BLP) auf Basis des SideStep-Produkts SI-Connect. Zudem wurde ein digitaler Eingangsrechnungsworkflow inklusive Belegerkennung mithilfe des DocXtractors verbessert.

Prozessoptimierung der Intercompany Rechnungen 

Intercompany-Rechnungen sind Rechnungen, die innerhalb eines Unternehmensverbundes gestellt werden. Sie weisen alle einen eigenständigen Mandanten auf, werden jedoch im gleichen ELO System verwaltet. Ohne eigenen Prozess müssten die Intercompany-Rechnungen immer durch manuelle Eingriffe des Anwenders dem Eingangsrechnungsworkflow zugeführt werden, da es keine direkte Verbindung zwischen der Erstellung von Ausgangsrechnungen im ERP-System und dem Import von Eingangsrechnungen im ELO besteht. 

Aus diesem Grund wurde der Prozess der Ablage von Ausgangsrechnungen in ELO um eine Prüfung zur Identifikation des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers erweitert. Das SideStep Modul SI-Data Panel ermöglicht den Mitarbeitern der Eberhard Zimmermann GmbH & Co. KG eine eigenständige Verwaltung des Abgleichs. Handelt es sich um zwei Mandanten aus dem Unternehmensverbund, wird die Ausgangsrechnung beim Rechnungsempfänger automatisch als Eingangsrechnung abgelegt und der Bearbeitungsprozess im Workflow gestartet. Dabei kann der Schritt der Belegerkennung entfallen, da alle belegrelevanten Informationen im ERP-System vorliegen und dem Prozess bereits zur Verfügung gestellt werden können. 

Optimierter E-Mail Import von Eingangsrechnungen 

Für eine optimierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen per E-Mail Eingang wurde eine neue Instanz des Rechnungspostfachs der Eberhard Zimmermann GmbH & Co KG definiert. Dadurch ist gewährleistet, dass jede eingehende E-Mail in einem eigenen Ordner in ELO inklusive Metadaten archiviert wird. 

Eine besondere Herausforderung bestand bei nahezu zeitgleich eintreffenden E-Mails des gleichen Absenders. Die unterschiedlichen E-Mails wurden dann in einem gemeinsamen ELO Ordner automatisiert abgelegt. Der Eingangsrechnungsworkflow wurde jedoch nicht auf dem Dokument gestartet, sondern auf den jeweiligen Ordner, so waren mehrere Rechnungsbelege in einem Prozess enthalten. Dieser Fall trat ebenfalls auf, wenn eine E-Mail mehrere Anhänge neben der eigentlichen Rechnung enthielt. 

Die Verarbeitung der E-Mails in der E-Mail-Verwaltung ELO XC wurde dahingehend optimiert, dass jede E-Mail in einem eigenen Zielordner in ELO abgelegt wird, wobei E-Mails ohne Anhänge mit der Metadatenmaske „E-Mail“ versehen werden. PDF-Anhänge werden im gleichen Ordner mit der Metadatenmaske „Rechnung DocX“ archiviert. Andere Formate werden nicht abgelegt. 

Zusätzlich wurde eine „Blacklist“ definiert, die sicherstellt, dass nur der Rechnungsbeleg aus der E-Mail separiert und in ELO abgelegt wird. So können Anhänge wie z.B. „AGB“ von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen werden. Nach erfolgreicher Ablage der Rechnungs-E-Mail inkl. PDFAnhängen wird der Eingangsrechnungsworkflow gestartet. Ein Sub-Workflow prüft, ob im Ordner mehr als eine Datei mit der Maske „Rechnung DocX“ vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, erfolgt keine Übergabe an den DocXtractor, sondern wird an die Clearingstelle weitergeleitet. Gleiches gilt, wenn es keine Datei mit der benannten Maske gibt.