DRK-Landesverband Schleswig-HolsteinEinführung der neuen ELO ECM Suite

Neuinstallation der ELO ECM Suite inkl. Zusatzmodule zur automatisierten Verarbeitung, E-Mail-Archivierung.

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Kundenbericht 2022Der Projektüberblick

Herausforderung

Beschleunigung der Arbeitsprozesse durch effiziente, automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen und E-Mail-Archivierung: Beim Landesverband Schleswig-Holstein des Deutschen Roten Kreuzes e.V. sollten durch Digitalisierung Prozesse nachhaltig optimiert werden.

Lösung

Gemeinsam mit SideStep implementierte der Landesverband die ELO ECM Suite – ergänzt durch Module zur automatisierten Dokumentenverarbeitung; nahtlos angebunden an die Finanzbuchhaltungssoftware Diamant.

Ergebnis

Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung inklusive durchdachter Prozesssteuerung via Workflow, arbeitet der Landesverband nicht nur schneller und effizienter, sondern auch strukturierter. Dabei ist stets für Revisionssicherheit gesorgt.

VERBESSERUNG DER PRODUKTIVITÄTDas Projekt

Nachhaltige Digitalisierung gelingt nur durch gezieltes und vor allem strukturiertes Vorgehen. Die ELO ECM Suite ist dafür eine ideale Basis. Die Software bietet Möglichkeiten, die weit über die revisionssichere Archivierung und Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. Der DRK-Landesverband Schleswig-Holstein e.V. entschied sich vor allem aufgrund der umfangreichen Möglichkeiten bei der Eingangsrechnungsverarbeitung für die Software.

Bei der Einführung standen so auch die Dokumentenerkennung – inklusive Abgleich der enthaltenen Informationen mit bestehenden Daten im ERP- System – und die Implementierung von systemgesteuerten Freigabeprozessen im Fokus.

Durch die ECM-Lösung ELO sind unsere Prozesse deutlich strukturierter und effizienter. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen verläuft jetzt viel schneller. Das strukturierte Dokumentenmanagement hilft uns dabei, alles Wichtige immer im Blick zu haben.“

Niko Bracker

Abteilungsleiter Finanzen/IT

Technische Basis

Die ELO ECM Suite mit der SI-Connect, dem Komplettpaket für optimierte Anbindung, wurde als Systembasis installiert. Ergänzt hat SideStep die Lösung mit dem KI-gestützten Modul ELO DocXtractor und den SideStep-eigenen Templates zur optimierten Belegerkennung SI-Control: Invoice und SI-Control: Adaption. Das Finanzbuchhaltungssystem Diamant wurde angebunden, wodurch systemübergreifend für konsistente Daten und optimales Zusammenspiel gesorgt wird. Auf das Unternehmen zugeschnittene Workflows runden das Paket ab.

Belegerkennung – automatisiert und schnell

ELO sorgt nun bei Dokumenteneingang formatunabhängig für die Klassifizierung des Dokumentes sowie die Extraktion der Daten. Es folgt der Stammdatenabgleich. Fehlende Informationen ergänzt ELO aus dem ERP-System Diamant dabei automatisch. Im Anschluss initiiert ELO ebenso automatisch den Freigabeworkflow sowie nach der Freigabe die Übergabe der Daten an das ERP-System – inklusive Buchungsvorschlag.

DRK-Landesverband Schleswig-Holstein

Der DRK-Landesverband Schleswig-Holstein mit Sitz in Kiel ist Teil der internationalen Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung. Der eingetragene Verein ist der Dachverband aller Rotkreuzgliederungen in Schleswig-Holstein und im obersten Beschlussorgan des Deutschen Roten Kreuzes, der Bundesversammlung, mit Delegierten vertreten.

Geschäftsbereiche

Humanitäres Völkerrecht, Wohlfahrtsverband & Hilfsorganisation

Mitglieder

15 DRK-Kreisverbände, in denen wiederum 410 DRK-Ortsvereine organisiert sind

Branche

Humanitäre Organisation

E-Mail-Archivierung

Ergänzend ermöglicht die Verbindung zwischen ELO und dem Microsoft Exchange Server dem Verband eine strukturierte Archivierung des E-Mail-Verkehrs. Das bedeutet, dass sämtliche E-Mails, inklusive derer, die eine monetäre Auswirkung auf das Geschäft haben, revisionssicher gespeichert sind.

Das Ergebnis

Digitalisierung und Automatisierung mit großem Effekt: Der DRK-Landesverband Schleswig-Holstein e.V. spart viel Zeit bei der Rechnungsverarbeitung und kann sich auf strukturierte, sichere Daten verlassen. Gleichzeitig hat dank der ECM-Software nun Alles seinen Platz. Informationen sind nicht nur sicher gespeichert, sondern auch für alle Mitarbeiter schnell verfügbar. Der interne Kommunikationsaufwand wurde verringert und die Arbeitsprozesse maßgeblich beschleunigt. Das ERP-System Microsoft Dynamics NAV wurde angebunden. Mit der direkten Einbindung von ELO Features in die Oberfläche des ERP-Systems mit ELO Business Connect wurde dafür gesorgt, dass die Mitarbeiter nicht zwischen den einzelnen Anwendungen hin und her wechseln müssen. Durch das übergreifende Informationsmanagement arbeiten sie nun stets vorgangsbezogen.

Fazit Die Zusammenarbeit

SideStep bedankt sich für die tolle Zusammenarbeit. Insbesondere das freundliche Miteinander und der offene Umgang begeisterten uns im Projektverlauf immer wieder.

AusblickZukünftige Optimierung der Geschäftsprozesse

Der DRK-Landesverband Schleswig-Holstein e.V. und SideStep werden weiterhin zusammenarbeiten, um die Geschäftsprozesse mit Hilfe von ELO digital zu stützen.