Wartung. Dokumentation. Struktur. Vollautomatisch.
Mit der Maschinenakte digitalisieren Sie Ihre gesamte Maschinenverwaltung – vom ersten Prüfprotokoll bis zur letzten Reparatur. Alle relevanten Informationen, Dokumente und Prüfprozesse werden zentral, strukturiert und vollständig nachvollziehbar in ELO abgelegt. Intelligente Workflows sorgen dafür, dass nichts vergessen wird – weder intern noch extern. Dank mobiler Zugriffe über QR-Code-Etiketten direkt an der Maschine ist alles auch unterwegs griffbereit.
Die Maschinenakte durchläuft einen klar strukturierten Prozess, der eine lückenlose Dokumentation und effiziente Verwaltung sicherstellt. Bereits beim Anlegen einer Maschine im ERP-System wird automatisch eine strukturierte Maschinenakte in ELO erzeugt. Diese enthält alle relevanten Metadaten, Berechtigungen und eine vordefinierte Ordnerstruktur. Anschließend werden im ersten Workflow durch den zuständigen Fachbereich alle nicht im ERP-System enthaltenen Felder – etwa Angaben zu Prüfern oder Fristen – ergänzt.
Ein automatisierter Workflow erinnert rechtzeitig an anstehende interne Prüfungen. Dabei werden Checklisten und Prüfer festgelegt, die Ergebnisse dokumentiert und neue Fristen gesetzt. Auch externe Wartungen und Prüfungen werden über entsprechende Workflows abgewickelt. Diese umfassen die Terminabstimmung, die Ablage der Prüfprotokolle sowie automatische Eskalationen bei Verzögerungen.
Zur besseren Nachvollziehbarkeit kann über einen speziellen Button ein maschinenspezifisches Etikett mit QR-Code erzeugt werden. Dieses wird direkt an der Maschine angebracht und ermöglicht einen schnellen mobilen Zugriff auf die digitale Maschinenakte. Schließlich ist die Maschinenakte nahtlos in das Wissensmanagement integriert: Relevante Informationen wie Umbauten, Reparaturen oder Verbesserungsideen werden automatisch aus dem ELO Knowledge Board in der jeweiligen Maschinenakte referenziert. So entsteht ein durchgängiges, transparentes und stets aktuelles Informationssystem rund um jede Maschine.
Beim Anlegen einer neuen Maschine im ERP-System wird automatisch eine strukturierte Maschinenakte in ELO erzeugt. Die relevanten Metadaten wie Maschinennummer, Name, Linie, Abteilung, Kategorie oder Status werden direkt übernommen. Diese Automatisierung spart Zeit, verhindert Fehler und stellt sicher, dass jede Maschine von Anfang an korrekt dokumentiert ist.
Jede Maschinenakte enthält eine vordefinierte Ordnerstruktur, die auf den jeweiligen Maschinentyp abgestimmt ist. So können Wartungen, Umbauten, Prüfprotokolle und technische Dokumente exakt dort abgelegt werden, wo sie hingehören. Die vererbten Metadaten sorgen für einheitliche Standards und eine übersichtliche, revisionssichere Ablage.
Nach der automatischen Erstellung einer Akte werden ergänzende Informationen (z. B. Prüfer, Prüfintervalle, Wiedervorlagen) über einen Workflow eingeholt. Dieser startet automatisch und stellt sicher, dass alle Maschinenakten vollständig und auf dem aktuellen Stand sind – auch wenn nicht alle Informationen aus dem ERP stammen.
Der Workflow für interne Maschinenprüfungen wird automatisch bei Fälligkeit gestartet. Verantwortliche wählen die passenden Checklisten, ein Prüfer wird zugewiesen und der Ablauf dokumentiert. Nach erfolgreicher Durchführung werden die nächsten Fristen gesetzt. Eskalationsmechanismen sorgen dafür, dass keine Prüfung in Vergessenheit gerät.
Auch externe Prüfungen sind vollständig digitalisiert. Der Workflow umfasst die Terminabstimmung mit dem Prüfdienstleister, die Protokollablage sowie die Nachbereitung – z. B. das Koordinieren von Nacharbeiten bei nicht bestandener Prüfung. Alles nachvollziehbar im Feed dokumentiert.
Per Knopfdruck kann ein individuelles Etikett für jede Maschine erstellt werden. Es enthält einen QR-Code, über den Mitarbeitende vor Ort per ELO App direkt auf die digitale Maschinenakte zugreifen können. Ideal für Wartung, Produktion oder Qualitätssicherung – ohne langes Suchen.
Informationen aus dem ELO Knowledge – z. B. Umbauten, Ideen, Reparaturen oder Werteänderungen – werden automatisch mit der passenden Maschinenakte verknüpft. Das sorgt für maximale Transparenz und hilft, Erfahrungswissen nachhaltig zu dokumentieren und zugänglich zu machen.
Maschinenakten können nach Status, Produkt, Linie, Abteilung oder weiteren Merkmalen gefiltert und angezeigt werden. So finden berechtigte Anwender genau die Maschinen, die für sie relevant sind – schnell, übersichtlich und ohne Umwege.
Durch die Nutzung von ELO-Gruppen und intelligenten Klassifikationen (z. B. Kategorie, Abteilung) werden Zugriffsrechte präzise gesteuert. So sieht jeder Mitarbeitende nur die Maschinenakten, die für ihn oder sie freigegeben sind – ein wichtiges Feature für Datenschutz und Übersichtlichkeit.
Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn
05251 | 685854-10
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