Mit unserer Reisekostenabrechnungslösung wird die Abrechnung von Dienstreisen endlich effizient, transparent und digital. Kein lästiges Zusammensuchen von Belegen mehr, keine verlorenen Anträge und keine manuelle Berechnung von Pauschalen. Stattdessen bekommst du einen durchgängigen Workflow – von der Antragstellung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Auszahlung und revisionssicheren Archivierung.
Vom Start der Reise bis zur Rückerstattung digitalisiert und automatisiert unsere Lösung alle relevanten Schritte – direkt im ELO System. Dabei sorgt der durchdachte Workflow für maximale Transparenz, Zeitersparnis und eine absolut reibungslose Abwicklung.
Unsere Lösung basiert auf einem durchgängigen ELO Workflow, der den gesamten Prozess von der Antragstellung bis zur finalen Archivierung abbildet. Jeder Schritt – ob Genehmigung, Rückfrage oder Auszahlung – ist strukturiert als Subworkflow organisiert. So behältst du jederzeit den Überblick, und Rückfragen landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner. Jede Aktion wird im Feed dokumentiert, was volle Nachvollziehbarkeit schafft.
Das Formular ist mehr als nur eine Eingabemaske: Es erkennt Plausibilitätsfehler (z. B. Rückreise vor Abreise), berechnet automatisch die Reisedauer und Summen und schlägt sogar passende Pauschalen vor – abhängig von Land, Dauer und Art der Dienstreise. So wird aus dem Formular ein echtes Assistenzsystem für die korrekte Antragserfassung.
Die Lösung berechnet tagesaktuelle Wechselkurse und aktualisiert diese. Dadurch können Fremdwährungen im Antrag korrekt berücksichtigt werden – automatisch, sicher und ohne manuelle Nachrechnung. Ideal für internationale Geschäftsreisen.
Die Lösung legt fertige Abrechnungen automatisch in einem einheitlichen Ablagesystem ab – gegliedert nach Jahr, Mandant und optional auch Personalnummer. Diese klare Struktur erleichtert nicht nur die Suche, sondern entspricht auch internen sowie externen Prüfstandards.
Um Fehler und Mehraufwand zu vermeiden, prüft das System automatisch, ob bereits ein Antrag mit denselben Reisedaten und Antragssteller existiert. Diese Dublettenprüfung erfolgt beim Absenden des Antrags und sorgt so für Datensicherheit, Transparenz und saubere Buchhaltungsprozesse.
Nach Abschluss des Antragsprozesses wird aus dem Workflowformular automatisch ein PDF generiert. Dieses Dokument dient als revisionssicherer Nachweis und kann direkt für Buchhaltung, Personalakte oder Steuerunterlagen genutzt werden – vollständig und korrekt, ganz ohne manuellen Aufwand.
Länder, Belegarten, Steuerschlüssel und Sachkonten sind bereits in übersichtlichen Listen hinterlegt – inklusive gesetzlich definierter Tagespauschalen für Inland und Ausland. Die Pflege dieser Listen erfolgt bequem über das SiData-Panel. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche, nachvollziehbare Daten.
Über einen individuell konfigurierbaren Button im ELO JavaClient kann der Reisekosten-Workflow mit nur einem Klick gestartet werden. Dabei wird die Akte automatisch erstellt, verschlagwortet und im definierten Pfad abgelegt. Benutzerfreundlich, effizient und ohne Umwege.
Falls vorhanden, wird die finale Reisekostenakte zusätzlich zur allgemeinen Ablage auch in die jeweilige ELO Personalakte des Mitarbeiters verknüpft. Das sorgt für eine einheitliche Dokumentation und spart dir die doppelte Ablagearbeit. Die Akte ist damit sowohl personalbezogen als auch zentral strukturiert zugänglich.
Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn
05251 | 685854-10
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Kompakt und umfassend: Installieren und konfigurieren Sie Ihren eigenen ELO ECM Suite Server und erlernen in praktischen Übungen den Umgang mit der kompletten Software. Nach Teilnahme an diesem Seminar garantieren wir, dass Sie Ihre ELO Umgebung mit anderen Augen sehen werden und selbstständig ausbauen können. Auch als Online-Seminarwoche.
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