Stadtwerke ErkrathEinführung der ELO ECM Suite

Erfolgreiche Prozessoptimierung dank der Implementierung der ELO ECM Suite nach SideStep-Standard

Unser KundeStadtwerke Erkrath

Branche: Energieversorger | SideStep-Kunde seit: 2019

Die Stadtwerke Erkrath GmbH ist ein lokaler Energieversorger, der mit Strom, Gas, Wärme und Trinkwasser alle Grundbedürfnisse der Bürger bedient. Mit der Marke Lichtwelle Erkrath
bieten die Stadtwerke Erkrath GmbH zudem ein leistungsfähiges, unabhängiges Telekommunikationsnetz auf Glasfaserbasis in Erkrath an. Darüber hinaus betreiben die Stadtwerke Erkrath GmbH eine modernes, familien- und sportorientiertes Hallen- und Freibad – das Neanderbad. Zudem investieren die Stadtwerke in den Ausbau der Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge. Derzeit können E-Auto-Fahrer bereits an 19 öffentlich zugänglichen E-Ladesäulen Ökostrom laden.
Mit einer modernen Straßenbeleuchtung sorgen die Stadtwerke Erkrath für ein ansprechendes Stadtbild und sichere Wege. Immer mehr Leuchten werden auf hocheffiziente LED-Technik umgestellt.

Seit dem Jahr 2013 werden alle Kunden ausschließlich mit
Ökostrom aus erneuerbaren Energien versorgt.

Die Stadtwerke Erkrath GmbH setzen auf zuverlässigen Service, effiziente Technik, Nachhaltigkeit und Klimaschutz. Das Motto lautet: Stadtwerke Erkrath – Wir machen‘s einfach!

Weitere Informationen finden Sie unter: www.stadtwerke-erkrath.de

Dank des ECM-Systems sparen wir viel Zeit bei ganz alltäglichen Aufgaben. Die Prozesse laufen effizienter und alle wichtigen Daten sind jederzeit schnell verfügbar.
Igor Kobets
Digitalisierungsmanager

Anforderungen und Ziele

  • Zusammenführung von Dokumenten aus unterschiedlichen
    Systemen in ELO
  • Signifikante Einsparungen in der Verwaltung der
    Dokumente
  • Ersetzen der physische Aktenordner durch die digitale
    Dokumentenverwaltung
  • Einführung des DocXtractors zur Klassifizierung der
    Eingangsrechnungen

Projektdaten

Das Projekt

Die Neugestaltung​

Optimierte Prozesse dank der Implementierung der ELO ECM Suite nach SideStep-Standard:

Alle wichtigen Dokumente und Informationen sind zentral
gespeichert und können dank der integrierten Suche in Sekundenschnelle gefunden werden.
Durch workflowgestützte Prozesse haben die verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Daten zur richtigen Zeit.

Optimierung der Rechnungsverarbeitung

Mit der Einführung des Eingangsrechnungsprozesses können Rechnungsinhalte jetzt durch den DocXtractor gelesen, interpretiert und mit den vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen werden. Anschließend wird das Ergebnis durch das SideStep Modul SiControl mit Templates für die verschiedenen Dokumententypen optimiert.

Einer der wichtigsten Projektbausteine war der SideStep Rechnungsworkflow – SiWorkflow: Invoice. Dieser ermöglicht die Automatisierung weit über die Standards hinaus.
Darüber hinaus wurde das ERP-System LIMA angebunden. Durch die direkte Einbindung von ELO Features in die Oberfläche des
ERP-Systems mit ELO Business Connect müssen die Mitarbeiter nicht zwischen den einzelnen Anwendungen hin und her wechseln. Dieses übergreifende Informationsmanagement ermöglicht es ihnen nun, stets vorgangsbezogen zu arbeiten.

 

Vertragsverwaltung mit der ELO Business Solutions Contract

Mit der digitalen Vertragsakte werden alle vertragsrelevanten Dokumente effizient und sicher verwaltet. Die Vertragsdokumente liegen zentral im ELO Archiv, und ein ELO Workflow sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Abteilungen.

Zusätzlich können Rechnungen, die über den DocXtractor verarbeitet werden, automatisiert mit den Vertragsdaten im ELO Contract abgeglichen werden. Dadurch wird eine effiziente
Verknüpfung zwischen den Verträgen und den zugehörigen Rechnungen ermöglicht.

Prozessoptimierungen

Der Prozess der eingehenden Kundenmeldungen über diverse Kanäle wurde standardisiert. Postalische Meldungen werden eingescannt und automatisiert anhand eines Barcodes im ELO abgelegt. Mit ELO XC werden eingehende E-Mails direkt in den Kundenservice-Workflow geschoben und dort bearbeitet.

Zusätzlich wurde ein weiterer Workflow für den Bereich der Einzugsermächtigungen erstellt. Die eingescannten Dokumente werden automatisiert anhand ihrer Kundennummer im ELO verschlagwortet und unter dem jeweiligen Kunden abgelegt.

Durch diese standardisierten und automatisierten Prozesse wird die Effizienz im Kundenservice und bei der Verwaltung von Einzugsermächtigungen verbessert. Die zentrale Ablage und Verknüpfung von Kundeninformationen erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit und ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf relevante Daten.

Wir beraten Sie gerne zum Thema ELO ECM Suite.

Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns.

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Telefon

05251 | 685854-10

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