Seppeler Holding GmbH & Co. KGOptimierte Eingangsrechnungsverarbeitung und beschleunigte Prozesse

Referenzkunde Seppeler Gruppe

Einführung der ELO ECM Suite inkl. der Module ELOxc, ELO DocXtractor, SiConnect & SiWorkflow:Invoice

Kundenbericht 2021Der Projektüberblick

Herausforderung

Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse: Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen sollte digital und soweit möglich automatisiert erfolgen; interne Prozesse sollten effizienter und schlanker ablaufen.

Lösung

Die Seppeler Gruppe führt zusammen mit SideStep das ECM-System ELO inklusive Zusatzmodule ein und bindet Diamant Rechnungswesen & Controlling Software an. Der Eingangsrechnungsworkflow „Invoice“ sorgt für optimierte Prozesse und konsistente Daten.

Ergebnis

Die Prozesse in der Buchhaltung wurden maßgeblich beschleunigt – Rechnungsprüfer arbeiten schneller, die Kostenrechnung ist transparenter und die Dokumente sind revisionssicher archiviert. Der Datenfluss zwischen den Systemen läuft reibungslos.

VERBESSERUNG DER PRODUKTIVITÄTDas Projekt

Das Hauptziel des Projektes mit SideStep war die Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung  firmenübergreifend. Eine besondere Herausforderung hierbei war die technische Abbildung der Prüfprozesse. Die Berechtigungsstruktur sollte natürlich sauber abgebildet und auch die Übernahme von Workflows im Rahmen des Rollouts für alle Firmen der Gruppe möglich sein

Die Einführung von ELO ist für die Seppeler Gruppe ein sehr erfolgreiches Projekt. Wir haben den Durchlauf der Eingangsrechnungen - vom Eingang bis zur Bezahlung - von früher durchschnittlich 12 Tagen auf jetzt durchschnittlich 6 Tage halbieren und somit stark verbessern können. Ein besonderer Vorteil des Programmes ist die Suche nach archivierten Rechnungen: Mit Hilfe verschiedener Kriterien wie Artikelbezeichnung, Rechnungssumme, Lieferant, etc. ist eine Rechnung schnell zu finden. Dies bedeutet für alle Mitarbeitenden eine enorme Zeitersparnis.
Verena Nagel
Leitung Finanz- und Rechnungswesen

Technik, die strukturiert

Mit der Einführung der ELO ECM Suite zusammen mit dem KI-gestützten Modul ELO DocXtractor zur Eingangsrechnungsverarbeitung und ELOxc für die schnellere Verarbeitung von E-Mails hat SideStep zunächst die Basis geschaffen. Der Grundstein für die Prozessoptimierung inklusive revisionssicherer Archivierung war gelegt. Nun ging es darum, die bestehenden Systeme anzubinden und so nicht nur für systemübergreifend konsistente Daten, sondern auch für reibungslosen Datenfluss zu sorgen.


Die SideStep-eigene Toolbox SiConnect kam zum Einsatz und schafft die Basisverbindung zwischen ELO und der im Unternehmen eingesetzten Rechnungswesen & Controlling Software „Diamant“. So kann ein Abgleich der Stammdaten stattfinden – sowohl initial bei der Klassifizierung der Eingangsdokumente als auch bei der Übergabe nach der Verarbeitung durch ELO. Gleichzeitig sorgte SideStep mit SiConnect für die automatische Archivierung und Verschlagwortung der Eingangsrechnungen und stellt „Workflowknoten“  zur Verfügung.

Prozessoptimierung mit System

Nun ging es ans Wesentliche: Die Prozesse. SideStep implementierte einen eigens entwickelten Rechnungsworkflow mit Diamant-Schnittstelle auf Basis des SiWorkflow:Invoice. Die Eingangsrechnungen werden nach dem Datenabgleich zum relevanten Prüfer bzw. den relevanten Prüfern (in definierter Reihenfolge) geleitet.

Der Effekt

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist nun deutlich schneller, effizienter und auch transparenter. Viel manueller Aufwand entfällt. Die Buchhaltung und insbesondere die Rechnungsprüfer sind stark entlastet.

Dank der technisch und konzeptionell sauberen Struktur konnten weitere Firmen ohne Probleme angebunden und auch der eigens entwickelte Workflow problemlos durch die Firmen der Gruppe übernommen werden.

Seppeler Holding GmbH & Co. KG

Die Seppeler Gruppe ist produzierender Dienstleister in der Feuerverzinkung, Beschichtung, Behältertechnik und bei der Fertigung von Gitterrosten. Als flexibler Unternehmensverbund mit 22 operativen Geschäftsbereiche in Deutschland und Polen kann die Seppeler Gruppe auf eine über 100jährige Geschichte zurückblicken.

Mitarbeiter

knapp 1.500

Standorte

in Deutschland und Polen

Geschäftsbereiche

22

Branche

Produzierende Dienstleistung (Industrie)

Fazit Die Zusammenarbeit

SideStep bedankt sich für die außerordentlich produktive und gute Zusammenarbeit. Insbesondere die schnelle Entscheidungsfindung, die strukturierte Testphase und kollegiale Kommunikation mit den Mitarbeitern bei Seppeler haben uns im Projektverlauf begeistert.

AusblickProzessoptimierung in weiteren Unternehmensbereichen

Seppeler denkt zusammen mit SideStep darüber nach weitere Geschäftsbereiche und Abteilungen an ELO anzubinden und hier ebenfalls die Prozesse zu optimieren.

Wir beraten Sie gerne zum Thema ELO ECM Suite.

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Adresse

Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn

05251 | 685854-10

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