DR. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co. KGSpannende ELO Weiterentwicklungen

Der allgemeine Freigabeworkflow

Die Implementierung eines allgemeinen Freigabeworkflows, der auf diversen Objekten gestartet werden kann, bietet der Dr. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co. KG die Möglichkeit, vorab Kriterien für die Prüfung der Freigabe auszuwählen.

Bei dem hier beschriebenen Freigabeworkflow bildet die SideStep Lösung „SI-Data Panel“ die Basis. Sie liefert die Stammdaten für den Freigabeworkflow. Dazu zählen die möglichen Freigabearten wie Druckfreigabe, Reisekosten oder Rohstoffe. Zu jeder Freigabeart werden die Verantwortlichen und Freigeber für den jeweiligen Prozess sowie die benötigten Prüf- bzw. Bearbeitungsschritte und der zugehörige Bearbeiter zentral in diesen Datenbankentabellen verwaltet.

Der Freigabeworkflow wurde bewusst dynamisch gestaltet. So werden nach dem Start einer Freigabe die hinterlegten Prüfungsschritte entsprechend des gewählten Freigabeprozesses dem Verantwortlichen vorgeschlagen, können aber zum Start für den Prozess angepasst werden. So können auch hin und wieder vorkommende Ausnahmen berücksichtigt werden, ohne eine Anpassung der Stammdaten über SI-Data vorzunehmen.

Die Prüfschritte werden der Reihe nach den entsprechenden Bearbeitern vorgelegt. Nach Abschluss und erfolgter Freigabe, bzw. Ablehnung wird jede Person aus dem Prozess über das Ergebnis automatisch per ELO Workflow informiert.

Besondere Weiterentwicklungen des Prozesses: 

• Bei kritischen Freigaben erhalten alle Beteiligten direkt zum Start eine E-Mail – damit die Prüfung möglichst zügig erfolgen kann.

• Wenn gewünscht, können Vorlagen (auszufüllende Dokumente, usw.) für jede Freigabeart an zentraler Stelle hinterlegt werden. Diese werden zum Start in die Freigabeakte einkopiert und können dann dort bearbeitet werden.

Die digitale Maschinenakte

Die ERP-Stammdaten in Verbindung mit dem SideStep-Modul SI-Connect dienen als Grundlage für die automatische Erstellung von Strukturen für Prüfmittel und Ressourcen (wie Maschinen) in ELO. Die Stammdaten werden kontinuierlich im ERP-System geprüft und automatisiert an ELO übertragen, sodass die Datenpflege ausschließlich im ERP vorgenommen werden muss.

Die Strukturen in ELO werden auf Basis der COMARCH-Stammdaten angelegt. Bei Anlage einer neuen Maschinenakte wird automatisch ein ELO-Workflow gestartet, um die Daten, die nicht im ERP vorhanden sind, zu ergänzen. Dazu zählen das Setzen des jeweiligen Verantwortlichen und der Daten für die interne und externe Prüfung sowie der zugehörigen Wiedervorlagefristen.
An der Maschinenakte in ELO können alle zur Maschine gehörenden Dokumente, wie Anleitungen, Informationen zu Reparaturen, usw. zentral und für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich gespeichert werden.
Auf Basis vervollständigter Stammdaten wird täglich automatisch geprüft, ob das Datum der Wiedervorlage erreicht wurde. Wurde dieses erreicht, wird der entsprechende Workflow für die interne bzw. externe Wartung gestartet.

Für die interne Prüfung legt der Verantwortliche den Prüfer für die interne Prüfung fest und wählt die notwendigen Dokumente und Checklisten aus Vorlagen in der jeweiligen Maschinenakte aus.
Bei der externen Prüfung wird ein Termin mit dem externen Prüfer abgestimmt. Die Aufgabe wird dann automatisch am Termin zur Bearbeitung vorgelegt. Sollten hier Nacharbeiten erforderlich sein, können diese direkt über den Workflow koordiniert werden.
Nach Abschluss einer Prüfung (intern oder extern) werden die nächsten Termine gesetzt und in der Maschinenakte gespeichert.
Alle Prozesse werden im ELO Feed protokolliert, sodass alle Fristen und Bearbeitungsschritte logisch nachvollzogen werden können.

Zudem können alle aktuellen Daten an der Maschine über ein Formular im Archiv transparent eingesehen werden. Hier ist auch ersichtlich, ob derzeit eine Prüfung für diese Maschine aktiv ist oder nicht.

Das Maschinenakten-Etikett

Über einen von SideStep erstellten Button wird in ELO ein Etikett mit QR-Code als PDF-Datei in der Maschinenakte hinterlegt. Der als Etikett ausgedruckte QR-Code wird anschließend an der jeweiligen Maschine angebracht. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter vor Ort den Code mit der ELO-App und dem
Mobilgerät scannen und gelangt dadurch automatisch in die ELO-Akte der Maschine. So können benötigte Informationen schnell abgerufen und offene Wartungen einfach bearbeitet werden.

Maschinenbuch mit ELO Knowledge

Im Rahmen des Projekts wurde beim Kunden auch die ELO Business Solution: ELO Knowledge eingeführt.
ELO Knowledge dient als eine einfache Plattform zur zentralen Verwaltung von Unternehmenswissen.

Der Kunde, als produzierendes Unternehmen, nutzt die Lösung im Projekt für wichtige Informationen zu seinen Maschinen. Dazu zählen Umbauten, Werteänderungen von Einstellungen (für z.B. verschiedene Lieferanten von Verpackungsmaterial), Reparaturen und Ideen.

Weiterentwicklung über das SideStep Modul SI-Connect: Wenn die Maschinennummer als Thema (Flag) an einem Eintrag mitgegeben wird, erfolgt automatisiert eine Referenz in die entsprechende Maschinenakte in ELO, an eine passende Stelle.

So sind die wichtigen Informationen auch jederzeit über die entsprechende Maschinenakte verfügbar und nicht nur über das Knowledge Board. Abfüllprotokolle ablegen und automatisiert zuordnen.

Als letztes Highlight sind die Abfüllprotokolle zu nennen. Diese werden über den BLP – Business Connect abgelegt.

Der Kunde versieht jedes Abfüllprotokoll als Wordvorlage mit einem Barcode der zugehörigen Maschinennummern. Diese Abfüllprotokolle werden vom BLP ausgelesen und über einen Prozess an die zugehörigen Maschinen referenziert. Zudem wird jedes Abfüllprotokoll anhand der Charge an alle zugehörigen Produktionsauftragsakten in ELO referenziert.

Ausblick

Es stehen bereits weitere Prozessoptimierungen bei Dr. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co. KG an. Als Nächstes soll der Prozess der Bestellanforderung einheitlich und nachvollziehbar über einen ELO Workflow abgebildet werden – die ELO Beschaffungsakte.