DR. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co.KGSpannende ELO Weiterentwicklungen

Nach erfolgreicher ELO ECM-EinfĂĽhrung sind Optimierungen insbesondere im Bereich der Maschinenakte entwickelt worden.

Unser KundeDr. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co. KG

Branche: Pharma| SideStep-Kunde seit: 2017

Dr. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co KG – ein Familienunternehmen mit Tradition ist seit Jahrzehnten ein führender Anbieter für hochwertige medizinische Zahncremes. Das Unternehmen legt größten Wert auf höchste Standards in der Zahnmedizin. Dabei verbindet es Tradition, Moderne und Zukunft.
In enger Zusammenarbeit mit der zahnmedizinischen Wissenschaft sorgt Dr. Liebe dafür, dass seine Produkte stets den neuesten Erkenntnissen entsprechen. Die Unternehmensphilosophie ist seit jeher geprägt von dem Streben nach Exzellenz sowie dem Anspruch, die Zahn- und Mundgesundheit zu fördern. Ein Beispiel hierfür ist, dass Dr. Liebe zu einem der ersten Hersteller gehört, der in seiner gesamten Produktpalette vollständig auf Titandioxid verzichtet hat.

Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.drliebe.de/

Die Einführung der ELO ECM Suite hat unsere Arbeitsprozesse grundlegend verändert. Wir können nun digital und effizient arbeiten, was uns nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten spart. Die nahtlose Integration unseres ERP-Systems in ELO und die benutzerfreundliche Oberfläche haben unsere täglichen Abläufe spürbar verbessert. Wir sind überzeugt, dass dieser Schritt für unser Unternehmen von Vorteil ist.
Michael Böhringer
Kaufmännischer Leiter

Anforderungen und Ziele

SideStep führte 2017 erfolgreich die ELO ECM Suite inkl.  Eingangsrechnungsverarbeitung bei Dr. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co. KG. ein. Seitdem findet eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse statt, wie beispielsweise eine automatische Aktenanlage (Kunden, Lieferanten, Vertriebsakten) auf Basis der ERP-Stammdaten inklusive Änderungsüberwachung, automatische Ablage von Ausgangsbelegen (wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, usw.), ein allgemeiner Freigabeworkflow sowie die Einführung der digitalen Maschinenakte.

  • Ersetzen der physischen Aktenordner durch eine  digitale Dokumentenverwaltung

  • Optimierung regelmäßiger Prozesse durch Automatisierung

  • Reduzierung des Pflegeaufwands bei der Ablage von wichtigen Informationen und Dokumenten zu Maschinen und Produktion

  • Deutliche Verbesserung in der Nachvollziehbarkeit von Freigaben

  • Vereinfachung von Freigabeprozessen inkl. Dokumentation der Papierdokumente

  • Optimierung täglicher Prozesse durch eine zentrale und schnelle Freigabemöglichkeit 

  • Reduzierung des Pflegeaufwands bei Freigaben durch die Hinterlegung von festen PrĂĽfparametern

  • Zentrale, digitale Maschinenakten fĂĽr schnellen Zugriff auf alle zugehörigen Dokumente und Informationen

Projektdaten

Das Projekt

Der allgemeine Freigabeworkflow

Die Implementierung eines allgemeinen Freigabeworkflows, der auf diversen Objekten gestartet werden kann, bietet der Dr. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co. KG die Möglichkeit, vorab Kriterien für die Prüfung der Freigabe auszuwählen.

Bei dem hier beschriebenen Freigabeworkflow bildet die SideStep Lösung „SiData Panel“ die Basis. Sie liefert die Stammdaten für den Freigabeworkflow. Dazu zählen die möglichen Freigabearten wie Druckfreigabe, Reisekosten oder Rohstoffe. Zu jeder Freigabeart werden die Verantwortlichen und Freigeber für den jeweiligen Prozess sowie die benötigten Prüf- bzw. Bearbeitungsschritte und der zugehörige Bearbeiter zentral in diesen Datenbankentabellen verwaltet.

Der Freigabeworkflow wurde bewusst dynamisch gestaltet. So werden nach dem Start einer Freigabe die hinterlegten Prüfungsschritte entsprechend des gewählten Freigabeprozesses dem Verantwortlichen vorgeschlagen, können aber zum Start für den Prozess angepasst werden. So können auch hin und wieder vorkommende Ausnahmen berücksichtigt werden, ohne eine Anpassung der Stammdaten über SiData vorzunehmen.

Die PrĂĽfschritte werden der Reihe nach den entsprechenden Bearbeitern vorgelegt. Nach Abschluss und erfolgter Freigabe, bzw. Ablehnung wird jede Person aus dem Prozess ĂĽber das Ergebnis automatisch per ELO Workflow informiert.

 

Besondere Weiterentwicklungen des Prozesses: 

  • Bei kritischen Freigaben erhalten alle Beteiligten direkt zum Start eine E-Mail – damit die PrĂĽfung möglichst zĂĽgig erfolgen kann.

 

  • Wenn gewĂĽnscht, können Vorlagen (auszufĂĽllende Dokumente, usw.) fĂĽr jede Freigabeart an zentraler Stelle hinterlegt werden. Diese werden zum Start in die Freigabeakte einkopiert und können dann dort bearbeitet werden.


Die digitale Maschinenakte

Die ERP-Stammdaten in Verbindung mit dem SideStep-Modul SiConnect dienen als Grundlage fĂĽr die automatische Erstellung von Strukturen fĂĽr PrĂĽfmittel und Ressourcen (wie Maschinen) in ELO. Die Stammdaten werden kontinuierlich im ERP-System geprĂĽft und automatisiert an ELO ĂĽbertragen, sodass die Datenpflege ausschlieĂźlich im ERP vorgenommen werden muss.

Die Strukturen in ELO werden auf Basis der COMARCH-Stammdaten angelegt. Bei Anlage einer neuen Maschinenakte wird automatisch ein ELO-Workflow gestartet, um die Daten, die nicht im ERP vorhanden sind, zu ergänzen. Dazu zählen das Setzen des jeweiligen Verantwortlichen und der Daten für die interne und externe Prüfung sowie der zugehörigen Wiedervorlagefristen.
An der Maschinenakte in ELO können alle zur Maschine gehörenden Dokumente, wie Anleitungen, Informationen zu Reparaturen, usw. zentral und für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich gespeichert werden.
Auf Basis vervollständigter Stammdaten wird täglich automatisch geprüft, ob das Datum der Wiedervorlage erreicht wurde. Wurde dieses erreicht, wird der entsprechende Workflow für die interne bzw. externe Wartung gestartet.

Für die interne Prüfung legt der Verantwortliche den Prüfer für die interne Prüfung fest und wählt die notwendigen Dokumente und Checklisten aus Vorlagen in der jeweiligen Maschinenakte aus.
Bei der externen Prüfung wird ein Termin mit dem externen Prüfer abgestimmt. Die Aufgabe wird dann automatisch am Termin zur Bearbeitung vorgelegt. Sollten hier Nacharbeiten erforderlich sein, können diese direkt über den Workflow koordiniert werden.
Nach Abschluss einer Prüfung (intern oder extern) werden die nächsten Termine gesetzt und in der Maschinenakte gespeichert.
Alle Prozesse werden im ELO Feed protokolliert, sodass alle Fristen und Bearbeitungsschritte logisch nachvollzogen werden können.

Zudem können alle aktuellen Daten an der Maschine über ein Formular im Archiv transparent eingesehen werden. Hier ist auch ersichtlich, ob derzeit eine Prüfung für diese Maschine aktiv ist oder nicht.

 

Das Maschinenakten-Etikett

Ăśber einen von SideStep erstellten Button wird in ELO ein Etikett mit QR-Code als PDF-Datei in der Maschinenakte hinterlegt. Der als Etikett ausgedruckte QR-Code wird anschlieĂźend an der jeweiligen Maschine angebracht. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter vor Ort den Code mit der ELO-App und dem
Mobilgerät scannen und gelangt dadurch automatisch in die ELO-Akte der Maschine. So können benötigte Informationen schnell abgerufen und offene Wartungen einfach bearbeitet werden.

 

Maschinenbuch mit ELO Knowledge

Im Rahmen des Projekts wurde beim Kunden auch die ELO Business Solution: ELO Knowledge eingefĂĽhrt.
ELO Knowledge dient als eine einfache Plattform zur zentralen Verwaltung von Unternehmenswissen.

Der Kunde, als produzierendes Unternehmen, nutzt die Lösung im Projekt für wichtige Informationen zu seinen Maschinen. Dazu zählen Umbauten, Werteänderungen von Einstellungen (für z.B. verschiedene Lieferanten von Verpackungsmaterial), Reparaturen und Ideen.

Weiterentwicklung ĂĽber das SideStep Modul SiConnect: Wenn die Maschinennummer als Thema (Flag) an einem Eintrag mitgegeben wird, erfolgt automatisiert eine Referenz in die entsprechende Maschinenakte in ELO, an eine passende Stelle.

So sind die wichtigen Informationen auch jederzeit ĂĽber die entsprechende Maschinenakte verfĂĽgbar und nicht nur ĂĽber das Knowledge Board. AbfĂĽllprotokolle ablegen und automatisiert zuordnen.

Als letztes Highlight sind die Abfüllprotokolle zu nennen. Diese werden über den BLP – Business Connect abgelegt.

Der Kunde versieht jedes Abfüllprotokoll als Wordvorlage mit einem Barcode der zugehörigen Maschinennummern. Diese Abfüllprotokolle werden vom BLP ausgelesen und über einen Prozess an die zugehörigen Maschinen referenziert. Zudem wird jedes Abfüllprotokoll anhand der Charge an alle zugehörigen Produktionsauftragsakten in ELO referenziert.

 

Ausblick

Es stehen bereits weitere Prozessoptimierungen bei Dr. Rudolf Liebe Nachf. GmbH & Co. KG an. Als Nächstes soll der Prozess der Bestellanforderung einheitlich und nachvollziehbar über einen ELO Workflow abgebildet werden – die ELO Beschaffungsakte.

 

Wir beraten Sie gerne zum Thema ELO ECM Suite.

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Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn

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