Prima Menü GmbHVereinheitlichung und Standardisierung der bestehenden Lösung

Strukturierung der bestehenden ELO-Lösung & Implementierung neuer Workflows

Kundenbericht 2021Der Projektüberblick

Herausforderung

Bei der Prima Menü GmbH war ELO bereits im Einsatz. Im Fokus stand die Strukturierung und Vereinheitlichung, mit dem Ziel eine wartungsarme Umgebung zu schaffen, in der die Prima Menü GmbH selbständig Teilbereiche anpassen/warten kann.

Lösung

Konzeption und Einführung einer neuen, einheitlichen Ablagestruktur und Überführung der Daten; Ein Ablageworkflow wurde implementiert und sorgt zukünftig für Ordnung im System. Zudem erfolgte die Anbindung an Microsoft Dynamics NAV.

Ergebnis

Die Prima Menü GmbH arbeitet nun mit einem strukturierten System. Der Wartungsaufwand wurde maßgeblich reduziert – Anpassungen können eigenständig vorgenommen werden. Der Ablageworkflow sorgt für nachhaltige Ordnung.

VERBESSERUNG DER PRODUKTIVITÄTDas Projekt

Das Hauptziel des Projektes mit SideStep war die Optimierung der bestehenden ELO-Lösung. Die Prima Menü GmbH wünschte sich eine strukturierte Ablage, die nachhaltig ist. Das betraf hauptsächlich die Dokumente und Ordnerstruktur des  Unternehmensbereiches „Produktion“ aber auch die Artikelakten und Personalakten. Mit der Vereinheitlichung und Strukturierung sollte für die Prima Menü GmbH die Option geschaffen werden selbst Teilbereiche der ELO-Lösung anzupassen bzw. zu warten – also insbesondere den Wartungsaufwand reduzieren.

Seit der Umstellung finden wir alte Vorgänge deutlich schneller und können Strukturen oder Workflows an veränderte Prozesse eigenständig anpassen.
Lena Pauls
Geschäftsführerin

Archivierung mit System

ELO hat als Softwarelösung das Potential in Unternehmen den Unterschied zu machen: Effizientere Prozesse, Zeitersparnis und weniger manueller Aufwand, strukturierte Dokumentation und Datensicherheit. Richtig aufgesetzt ist ELO eine stabile, nutzerfreundliche Lösung, die nicht nur die tägliche Arbeit erleichtert, sondern die digitale Basis für die Entwicklung Ihres Unternehmens ist.

Mit der Einführung der ELO ECM Suite war bei Prima Menü die Basis bereits geschaffen. Zusammen mit SideStep ging es nun daran das System zu  strukturieren: Ordnerstrukturen, Ablageregeln und  definierte Prozesse für eine nachhaltige Lösung.

 

SideStep definierte zunächst gemeinsam mit der Prima Menü GmbH die neue Struktur. Besonderen Wert legten die Berater dabei auf Sinnhaftigkeit für die einzelnen Abteilungen unter Berücksichtigung der Arbeitsprozesse – die tägliche Arbeit sollte durch das System unterstützt werden. Es ging nicht zuletzt auch um die Vereinheitlichung. Denn Konsistenz sorgt für bessere Auffindbarkeit, schafft die Basis für die weitere Prozessoptimierung und ermöglicht einen geringeren Wartungsaufwand.

Aus alt in neu: Nun überführte SideStep die bestehenden Daten und Dokumente in die neue Struktur.

Prima Menü GmbH

Die Prima Menü GmbH ist ein modernes Familienunternehmen aus dem Herzen Ostwestfalens. 1995 gegründet, produziert das Unternehmen seit mehr als 25 Jahren hochwertige und leckere Fertiggerichte. Das Sortiment ist umfangreich – von Gerichten aus der klassischen deutschen und internationalen Küche bis zu internationalen Trendprodukten.

Mitarbeiter

über 45

Branche

Lebensmittel

Umsatzklasse

10-50 Mio. Euro

Gründung

1995

Anbindung

Die SideStep-eigene Toolbox SiConnect kam zum Einsatz und schafft die Basisverbindung zwischen ELO und der im Unternehmen eingesetzten ERP-Software Microsoft Dynamics NAV. ELO kann so auf die Datenbank des ERP-Systems zugreifen. Anhand der Daten können wiederum Ordner erstellt werden – für systemübergreifende Konsistenz.

Struktur, die bleibt

Prozessoptimierung mit ELO bedeutet, dass die Abläufe im Unternehmen digitalisiert und im gleichen Zuge optimiert werden. Bei der Prima Menü GmbH hat SideStep einen speziellen Ablageworkflow implementiert. Dokumente durchlaufen den unternehmensspezifisch definierten Prozess – zum Beispiel die Prüfung durch Mitarbeiter – und werden auf Basis ihrer Inhalte den richtigen Ordnern zugeordnet. So bleibt die saubere Struktur erhalten.

Der Effekt

Ordnung ist gut fürs Geschäft: Der Wartungsaufwand hat sich für das Unternehmen maßgeblich reduziert. Von der Vereinheitlichung und Strukturierung profitieren aber auch die Mitarbeiter, die täglich mit dem System arbeiten – alles hat seinen Platz und ist schnell verfügbar.

Fazit Die Zusammenarbeit

SideStep bedankt sich für die außerordentlich gute Zusammenarbeit – insbesondere mit der Geschäftsführung. Das Projekt lief absolut reibungslos: Es war entspannt, konstruktiv und produktiv. Bei Terminen vor Ort herrschte eine wirklich tolle Atmosphäre. Wir freuen uns auf das nächste Projekt und unterstützen gerne bei der Optimierung der Prozesse mit ELO in weiteren Unternehmensbereichen.

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