AKTEN
Digitale Archivierung
Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – Dokumente sind Arbeitsalltag. Die digitale Archivierung spart nicht nur Zeit bei der Ablage und sorgt für Rechtssicherheit, sie schafft auch die Basis für die Optimierung von Geschäftsprozessen.
Ãœberblick dank zentraler Ablage
Individuelles Berechtigungskonzept
Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchfunktionen
Transparenz durch vollständige Nachvollziehbarkeit
Einhaltung von Compliance- und Revisionsvorschriften
DIGITALE AKTEN
Vollständig und schnell verfügbar
Die Software zur digitalen Archivierung speichert digitale oder digitalisierte Dokumente formatunabhängig in elektronischen Akten. Die Ablagestruktur kann hierbei individuell auf Unternehmen und Branche zugeschnitten werden – auch regelbasierte, automatisierte Ablage und Informationsabgleich mit Daten in Drittsystemen ist möglich. Die zentrale digitale Archivierung schafft Übersicht und die Möglichkeit Informationen schnell zu finden – erweiterte, übergreifende Suchfunktionen erleichtern Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag.
TRANSPARENZ
Revisionssicher und nachvollziehbar
Mit einer Software zur digitalen Archivierung erfolgt die Versionierung automatisch. Jede Änderung am Dokument ist lückenlos nachvollziehbar. Dabei werden alle Versionen unveränderbar gespeichert. Dies sorgt für volle Transparenz und Revisionssicherheit und legt den Grundstein zur Einhaltung selbst umfangreicher gesetzlicher Anforderungen.
SICHERHEIT
Individuell definierbare Zugriffsrechte
Im System für digitale Archivierung können Zugriffsrechte sowohl individuell als auch gruppenbasiert für bestimmte Bereiche oder einzelne Dokumente definiert werden. Dazu ist kein tiefgreifendes technisches Know-How erforderlich und die Änderungen sind sofort wirksam – ohne Zeitverzug. Bei Ablage eines neuen Dokuments kann die Definition der Zugriffsrechte sowohl automatisch als auch manuell erfolgen.
OPTIMIERUNGS-BASIS
Prozesse und Abläufe
Die Software zur digitalen Archivierung schafft die Basis für die Optimierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen. So kann das System weitere Funktionen übernehmen – so zum Beispiel die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Initiierung von systemgesteuerten Freigabeprozessen und Workflows.
HALTEN SIE ALLE VORGABEN EIN
Rechtskonformität
Dank der digitalen Akten, der Versionierung und Revisionssicherheit sowie dem Rollen- und Rechtekonzept schaffen Sie mit einer Software zur digitalen Archivierung die Basis für die Einhaltung selbst strenger rechtlicher Vorschriften:
- DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung
- GoBD: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
- GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
- GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
DIGITALE ARCHIVIERUNG
Die Funktionen
Rechtskonforme Speicherung
Regelbasierte, strukturierte Verwaltung von Dateien und Dokumenten
Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten
Dokumentation und revisionssichere Archivierung
DSGVO-konforme Datenspeicherung
GoBD-konforme Archivierung von ERP- und Belegdaten
Einhaltung von Aufbewahrungspflichten- und Fristen
Transparenz und Optimierung von Geschäftsprozessen
WIR SIND IHR SPEZIALIST
Das ECM-System
Die ELO ECM Suite ist die Softwarelösung für digitale Archivierung. ELO schenkt Ihnen wertvolle Zeit, spart Kosten und sorgt für Datensicherheit. Das Enterprise-Content-Management-System Nr. 1 ist die technisch führende, leistungsstarke Softwarelösung für effiziente Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit über 20 Jahren Erfahrung ist SideStep Ihr Spezialist und berät Sie gern.
