AKTEN

Digitale Archivierung

Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – Dokumente sind Arbeitsalltag. Die digitale Archivierung spart nicht nur Zeit bei der Ablage und sorgt für Rechtssicherheit, sie schafft auch die Basis für die Optimierung von Geschäftsprozessen.

Überblick dank zentraler Ablage

Individuelles Berechtigungskonzept

Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchfunktionen

Transparenz durch vollständige Nachvollziehbarkeit

Einhaltung von Compliance- und Revisionsvorschriften

DIGITALE AKTEN

Vollständig und schnell verfügbar

Die Software zur digitalen Archivierung speichert digitale oder digitalisierte Dokumente formatunabhängig in elektronischen Akten. Die Ablagestruktur kann hierbei individuell auf Unternehmen und Branche zugeschnitten werden – auch regelbasierte, automatisierte Ablage und Informationsabgleich mit Daten in Drittsystemen ist möglich. Die zentrale digitale Archivierung schafft Übersicht und die Möglichkeit Informationen schnell zu finden – erweiterte, übergreifende Suchfunktionen erleichtern Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag.

TRANSPARENZ

Revisionssicher und nachvollziehbar

Mit einer Software zur digitalen Archivierung erfolgt die Versionierung automatisch. Jede Änderung am Dokument ist lückenlos nachvollziehbar. Dabei werden alle Versionen unveränderbar gespeichert. Dies sorgt für volle Transparenz und Revisionssicherheit und legt den Grundstein zur Einhaltung selbst umfangreicher gesetzlicher Anforderungen.

SICHERHEIT

Individuell definierbare Zugriffsrechte

Im System für digitale Archivierung können Zugriffsrechte sowohl individuell als auch gruppenbasiert für bestimmte Bereiche oder einzelne Dokumente definiert werden. Dazu ist kein tiefgreifendes technisches Know-How erforderlich und die Änderungen sind sofort wirksam – ohne Zeitverzug. Bei Ablage eines neuen Dokuments kann die Definition der Zugriffsrechte sowohl automatisch als auch manuell erfolgen.

OPTIMIERUNGS-BASIS

Prozesse und Abläufe

Die Software zur digitalen Archivierung schafft die Basis für die Optimierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen. So kann das System weitere Funktionen übernehmen – so zum Beispiel die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Initiierung von systemgesteuerten Freigabeprozessen und Workflows.

HALTEN SIE ALLE VORGABEN EIN

Rechtskonformität

Dank der digitalen Akten, der Versionierung und Revisionssicherheit sowie dem Rollen- und Rechtekonzept schaffen Sie mit einer Software zur digitalen Archivierung die Basis für die Einhaltung selbst strenger rechtlicher Vorschriften:
  • DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung
  • GoBD: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
  • GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
  • GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
DIGITALE ARCHIVIERUNG

Die Funktionen

Rechtskonforme Speicherung

Regelbasierte, strukturierte Verwaltung von Dateien und Dokumenten

Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten

Dokumentation und revisionssichere Archivierung

DSGVO-konforme Datenspeicherung

GoBD-konforme Archivierung von ERP- und Belegdaten

Einhaltung von Aufbewahrungspflichten- und Fristen

Transparenz und Optimierung von Geschäftsprozessen

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WIR SIND IHR SPEZIALIST

Das ECM-System

Die ELO ECM Suite ist die Softwarelösung für digitale Archivierung. ELO schenkt Ihnen wertvolle Zeit, spart Kosten und sorgt für Datensicherheit. Das Enterprise-Content-Management-System Nr. 1 ist die technisch führende, leistungsstarke Softwarelösung für effiziente Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit über 20 Jahren Erfahrung ist SideStep Ihr Spezialist und berät Sie gern.
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