E-Rechnungspflicht ab 2025

Bedeutung, Umsetzung und Vorteile

Der Bundesrat hat am 22.03.2024 dem „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ kurz Wachstumschancengesetz zugestimmt. Das führt zu einer bedeutenden Veränderung im Rechnungswesen im Geschäft-zu-Geschäft (B2B)- Bereich.

Am 01. Januar 2025 wird die Verwendung von elektronischen Rechnungen (eRechnungen) verpflichtend. Diese neue Gesetzesregelung hat weitreichende Auswirkungen auf viele Unternehmen.

Was sind elektronische Rechnungen und was bedeutet das in der Praxis?

Im Gegensatz zu papierbasierten Rechnungen und PDF-Rechnungen, sind E-Rechnungen digitale Dokumente, die einen elektronischen Austausch von Rechnungsdaten im B2B erleichtern und eine effizientere Abwicklung von Transaktionen ermöglichen.

Das Gesetz sieht vor, dass alle Rechnungen in einem Unternehmen elektronisch erstellt, versendet und empfangen werden müssen. Das bedeutet konkret, dass die Unternehmen ihre aktuellen Rechnungsprozesse digitalisieren müssen, um den neuen Anforderungen gerecht werden zu können.

Dazu gehört beispielsweise die Einführung von einem Enterprise-Content-Management Systems (ECM), zur Erstellung, Archivierung und den Austausch von eRechnungen.

Die elektronischen Rechnungen müssen maschinenlesbar und systemkompatibel mit dem Empfänger sein. Realisierbar ist dies mit Verwendung bestimmter Datenformate, wie beispielsweise XRechnungen, ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) oder anderen CEN-Norm EN 16931 gerechten Formaten. Dazu können zum Beispiel XML oder EDI (Electronic Data Interchange) gehören. Auch digitale Sicherheitsmaßnahmen wie digitale Signaturen oder Verschlüsselungstechnologien sollten implementiert werden.


Warum werden E-Rechnungen verpflichtend?

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ermöglicht das Wachstumschancengesetz eine Förderung der Digitalisierung im B2B-Bereich und sieht dadurch den Vorteil für Unternehmen und der gesamten deutschen Wirtschaft diese auch zu realisieren.

Welche Vorteile hat die E-Rechnungspflicht für mich als Unternehmen?

Die E-Rechnungspflicht weist einige wichtige Vorteile auf. Sie trägt beispielsweise dazu bei, dass der Papierverbrauch und somit die Umweltbelastung stark reduziert wird, da gedruckte Belege merklich verringert werden. Durch die digitalen Prozesse können (Verwaltungs-)Kosten, Zeit und Ressourcen eingespart und die Arbeitsproduktivität verbessert werden, da eine schnellere und effizientere Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Belegen möglich ist. Darüber hinaus führt dies zu einer verbesserten Nachverfolgbarkeit und Compliance mit steuerrechtlichen Vorschriften.

Gibt es eine Übergangsregelung?

Unter bestimmten Voraussetzungen gibt eine Übergangsregelung für Rechnungssteller für die Jahre 2025 – 2027:

  • Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, jedoch ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
  • Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum zulässig, jedoch ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Zusätzlich muss der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR haben.
  • Für Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, besteht die Möglichkeit, Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) zu übermitteln.
  • Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft nur B2B-Leistungen zwischen inländischen Unternehmen.
  • Kleinbetragsrechnungen und bestimmte andere Rechnungsarten bleiben von der eRechnungspflicht ausgenommen.

Diese Übergangsregelungen gelten nur für die Rechnungsstellung. Sollte sich der Rechnungssteller entscheiden bereits ab dem 01.01.2025 ausschließlich eRechnungen zu versenden, dann ist der Rechnungsempfänger in der Pflicht diese verarbeiten zu können.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab Januar 2025 stellt insgesamt eine weitreichende Veränderung dar. Unternehmen sind nun in der Pflicht, sich frühzeitig vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wir beraten Sie, wie Ihr Unternehmen von dieser Entwicklung profitieren kann und wie Sie den Anforderungen der E-Rechnungspflicht mühelos gerecht werden können.

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