I. K. Hofmann GmbH Einführung der digitalen Personalakte

SideStep hat bei der I. K. Hofmann GmbH erfolgreich die digitale Personalakte eingeführt. Ziel war es, die bisher in physischer Form vorliegenden Personalakten zu digitalisieren und die Ablage und Verwaltung der Personaldaten effizienter zu gestalten. Im Mittelpunkt des Projektes stand die Schaffung einer intuitiv bedienbaren digitalen Lösung. Diese ermöglicht es, Dokumente einfach per Drag & Drop abzulegen und weitestgehend automatisiert in der jeweiligen Personalakte zu archivieren. Durch die Integration mit bestehenden Drittsystemen können relevante Dokumente direkt in den Ansichten angezeigt werden, wodurch eine nahtlose Verbindung zwischen den Systemen geschaffen wird. Diese Funktionalität wird über die konfigurierte Sidebar des Moduls „Business Logic Provider (BLP)“ realisiert.

Grundlage der digitalen Personalakte ist die Archivstruktur, die sich an den Stammdaten der Personalverwaltungssoftware „TIME JOB“ orientiert. Dokumente aus diesem System enthalten auf der ersten Seite einen Barcode. Dieser ermöglicht die automatische Erkennung und Zuordnung der Dokumente zur richtigen Personalakte.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts bestand in der Entwicklung eines Workflows zur Automatisierung des Austrittsprozesses. Wird ein Status auf „ehemaliger Mitarbeiter“ geändert, so wird die Akte in ein Verzeichnis für inaktive Mitarbeiter verschoben. Zugleich wird ein Feed-Eintrag zur Dokumentation erstellt. Dieser Prozess entlastet die Personalabteilung der I. K. Hofmann GmbH erheblich und sorgt für eine klare Nachvollziehbarkeit der Vorgänge.

Neben der Einführung der digitalen Personalakte wurde auch ein Dashboard entwickelt, das den Überblick über die Personalverwaltung deutlich erleichtert. Das Dashboard ermöglicht einen umfassenden Überblick über alle Mitarbeiter des Unternehmens. Eine weitere wichtige Funktion ist die Überprüfung der Vollständigkeit der Personalakten. Mit Hilfe eines speziellen Analysetools können unvollständige Personalakten identifiziert werden. Dies wird durch eine direkte Verlinkung ermöglicht, die einen sofortigen Zugriff auf die betroffenen Akten erlaubt.

Tätigkeitnachweise
Es wurde eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung und Ablage von Tätigkeitsnachweisen entwickelt. Der Fokus lag auf der effizienten Verarbeitung von extern bereitgestellten Tätigkeitsnachweisen, die für über 2000 Mitarbeiter erstellt werden. Die Tätigkeitsnachweise, die in einer Gesamtdatei mit einem Umfang von 4.000 bis 5.000 Seiten vorliegen, werden durch
den Einsatz des DocXtractors in Einzelbelege getrennt, ausgelesen und automatisiert in die entsprechenden Personalakten abgelegt. Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die
Einführung eines neuen Indexfeldes „Fremdpersonalnummer“ in den Metadaten der Personalakten. Dieses Feld wurde in diverse Masken im Personalmanagement integriert und wird automatisch von der Personalakte auf die zugehörigen Strukturen und Dokumente vererbt. Die Fremdpersonalnummer stellt eine Möglichkeit dar, Mitarbeiterinformationen auf eine andere Personalnummer abzubilden, die von einem externen Unternehmen vergeben wird, um die Zuordnung zwischen internen und externen Strukturen zu erleichtern. Um die Verarbeitung zu automatisieren, wurde in einem definierten Ablageverzeichnis ein spezieller Ordner eingerichtet. Die vom Auftraggeber bereitgestellten PDF-Dateien werden einmal täglich an den DocXtractor übergeben. Für diese Tätigkeitsnachweis wurde ein eigenes Profil innerhalb des DocXtractors angelegt, das exklusiv für diesen Anwendungsfall genutzt wird.

Fazit
Die Implementierung der Lösung bringt der I. K. Hofmann GmbH eine spürbare Entlastung durch die automatisierte Ablage in den jeweiligen Personalakten, reduziert den manuellen Aufwand und gewährleistet eine hohe Datenintegrität. Gleichzeitig ermöglicht die Flexibilität des Systems die einfache Integration zukünftiger Anforderungen und Erweiterungen. Durch die Integration von Automatismen und Dashboards wurde nicht nur die Effizienz in der Verwaltung der Personaldaten gesteigert, sondern auch die digitale Basis für zukünftige Prozessoptimierungen geschaffen.
Die erfolgreiche Umsetzung des Projektes zeigt, wie digitale Prozesse administrative Aufgaben optimieren, die Transparenz in personalrelevanten Bereichen erhöhen und die Mitarbeitenden deutlich entlasten können.