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Einführung der ELO ECM Suite inkl. Zusatzmodule zur automatisierten Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung und Anbindung an Microsoft Dynamics NAV.
Vom Hängeordner zur Vollautomatisierung: Das Rechnungsmanagement für Schiffsbetreibergesellschaften gehört zum Kerngeschäft der Zerssen Gruppe. Das sehr komplexe Rechnungsstellungssystem sollte digitalisiert und die Prozesse umfangreich automatisiert werden.
SideStep implementierte die ELO ECM Suite – ergänzt durch Module zur automatisierten Rechnungsverarbeitung inklusive einer Lösung zur Zusammenführung von PDFDokumenten sowie unternehmensspezifische Workflows, die selbst die vollautomatische Verarbeitung ermöglichen.
Die nachhaltige Digitalisierung hat die Prozesse im Unternehmen maßgeblich beschleunigt. So werden nun z.B. ~300 Belege am Tag komplett automatisch verarbeitet („Dunkelverarbeitung“). Nur bei Abweichung initiiert das System die Prüfung durch eine Person.
Ein ECM-Digitalisierungsprojekt wie der Topf zum Deckel: Die zur Zerssen Gruppe gehörende UCA United Canal Agency GmbH übernimmt die Abwicklung von Transaktionen für Schiffsbetreibergesellschaften weltweit. Das bedeutet, dass alle Rechnungen, die ein Schiff bekommt – von den Lotsengebühren bis zu der Taxirechnung eines Besatzungsmitglieds –
zunächst an die UCA United Canal Agency GmbH gehen. Das Unternehmen sammelt die Belege, übernimmt die Abwicklung und berechnet weiter. Die Einführung des neuen ECMSystems machte die Automatisierung dieses Prozesses möglich. Dafür wurden speziell angepasste Eingangsund Ausgangsrechnungsworkflows implementiert und das ERP-System Microsoft Dynamics NAV angebunden.
Vor der Einführung von ELO befanden sich die Rechnungen noch in richtigen, physischen Ordnern – jetzt sind die Daten strukturiert und revisionssicher im ECM-System archiviert. Alle wichtigen Dokumente und Informationen sind zentral gespeichert und mit der integrierten Suche in Sekundenschnelle gefunden.
ELO erkennt bei der UCA United Canal Agency GmbH formatunabhängig Belege, klassifiziert diese und extrahiert die enthaltenen Informationen. Mit speziellen Templates für die optimierte Belegerkennung und Anpassungen für bestimmte Rechnungssteller erreichte SideStep eine Erkennungsrate von bis zu 100%. Die Daten gleicht ELO direkt mit den bestehenden Daten im ERP-System Microsoft Dynamics NAV ab.
Im Anschluss initiiert ELO abhängig vom Belegtyp und dessen Inhalt einen Workflow. So wird zum Beispiel der Prüfprozess durch Personen via ELO eingeleitet. Nach der Freigabe generiert ELO automatisch einen Buchungsvorschlag und übergibt diesen an das ERPSystem Microsoft Dynamics NAV. Darüber hinaus entwickelte SideStep umfangreiche Konzepte zur Vollautomatisierung.
Die UCA United Canal Agency GmbH übernimmt die Organisation rund um Schiffsaufenthalte in Häfen und Kanälen.
So zum Beispiel die Planung und Organisation von Liegeplätzen oder dem Crewwechsel eines Schiffes. Das Unternehmen übernimmt hierbei die gesamte Abwicklung, inklusive Kumulierung und Weiterberechnung der Gebühren an die Schiffseigner.
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Die von SideStep implementierte Lösung ermöglicht es, dass ELO Rechnungen vollautomatisch verarbeitet – sogenannte Dunkelverarbeitung. Das betrifft bei der UCA United Canal Agency GmbH ~ 300 Belege am Tag.
Hat ELO bestimmte Belegtypen erkannt und mit den Daten im ERP-System abgeglichen, generiert die Software ohne vorherige Prüfung durch eine Person einen Buchungsvorschlag – wenn die Werte sich in einem im Vorfeld definierten Rahmen bewegen. Das System informiert in diesem Fall nur bei Abweichungen, wie zum Beispiel bei Überschreitung einer bestimmten Betragsgrenze.
Die ELO ECM Suite mit dem Modul SiConnect, dem Komplettpaket für optimierte Anbindung, wurde als Systembasis installiert. Ergänzt hat SideStep die Lösung mit dem KI-gestützten Modul ELO DocXtractor und den SideStep-eigenen Templates zur optimierten Belegerkennung SiControl: Invoice und SiControl: Adaption.
Einer der wichtigsten Projektbausteine war aber der SideStep Rechnungsworkflow – SiWorkflow: Invoice. Dieser ermöglicht die Automatisierung weit über die Standards hinaus.
Das ERP-System Microsoft Dynamics NAV wurde angebunden. Mit der direkten Einbindung von ELO Features in die Oberfläche des ERP-Systems mit ELO Business Connect wurde dafür gesorgt, dass die Mitarbeiter nicht zwischen den einzelnen Anwendungen hin und her wechseln müssen. Durch das übergreifende Informationsmanagement arbeiten sie nun stets vorgangsbezogen.
Der Prozess bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen bei der UCA United Canal Agency GmbH ist komplex. Das Unternehmen stellt nicht nur eigene Rechnungen, sondern berechnet auch weiter. Hierbei müssen die Rechnungen mit den eigenen Belegen zusammengeführt werden. Der von SideStep implementierte Prozess ermöglicht auch die automatisierte Abwicklung dieser speziellen Art der Rechnungsstellung. Über den Eingangsrechnungs-workflow übergibt ELO die Dokumente an das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Die Ausgangsrechnung – inklusive Begleitdokumente – wird nun im ERP-System erzeugt und an ELO zurückübergeben. In ELO werden die einzelnen Belege dann zu einem PDF-Dokument verschmolzen und direkt aus ELO versandt.
Digitalisiert rundum: Die Kernprozesse des Unternehmens laufen nun über das ELO ECM System. Durch die Automatisierung bei der Eingangsrechnungsverarbeitung und dem Ausgangsrechnungsversand spart die UCA United Canal Agency GmbH viel Zeit und Geld. Im Projektverlauf konnten gewachsene und bislang nicht standardisierte Prozesse digitalisiert und vereinheitlicht werden.
SideStep bedankt sich für die sehr gute und enge Zusammenarbeit. Die komplexen Prozesse zusammen genau zu betrachten und zu digitalisieren, hat uns herausgefordert und sehr viel Spaß gemacht.
SideStep bedankt sich für die sehr gute und enge Zusammenarbeit. Die komplexen Prozesse zusammen genau zu betrachten und zu digitalisieren, hat uns herausgefordert und sehr viel Spaß gemacht.
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