ECM

Enterprise-Content-Management

Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung und rechtskonforme Archivierung von Daten und Dokumenten: Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) strukturiert Informationen und unterstützt die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen.

Strukturierte, einheitliche Dokumentenablage

Schnell verfügbare Informationen

Transparenz durch lückenlose Versionierung

Individuelles Berechtigungskonzept

Vereinfachte Einhaltung von Compliance- und Revisionsvorschriften

Deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit

Optimierung der Prozess und Arbeitsabläufe

INFORMATIONEN

Erfassen, speichern und bereitstellen

Die Basisfunktion eines Enterprise-Content-Management-Systems ist die strukturierte Ablage von Informationen. Diese sind so jederzeit unternehmensweit zugänglich, sauber archiviert und schnell auffindbar. Dokumente können manuell hinzugefügt werden, oder automatisiert durch das ECM abgelegt und archiviert werden – zum Beispiel eingehende Rechnungen. Drittsysteme wie ein ERP können nahtlos angebunden werden, so entsteht eine unternehmensweit konsistente Datenbasis.

ARCHIVIEREN

Revisionssicher

Jede Änderung an Dokumenten ist im ECM-System lückenlos nachvollziehbar, denn alle neuen Versionen werden unveränderbar gespeichert. Damit ist die Einhaltung selbst umfangreicher gesetzlicher Anforderungen möglich.

ZENTRAL STEUERN

Zugriffsrechte

Im ECM-System können einfach Zugriffsrechte definiert werden. Das geht sowohl auf Benutzer- als auch Gruppenebene, für einzelne Dokumente oder ganze Ordner, manuell oder automatisiert. So ist die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien einfach möglich.

PROZESSE

Standardisieren und automatisieren

Ein ECM-System unterstützt die Optimierung von Arbeitsabläufen in allen Bereichen des Unternehmens – von der Buchhaltung bis zum Vertragsmanagement. So können unternehmensindividuell Workflows für Arbeitsschritte definiert werden. Auch die vollautomatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung oder systemgesteuerte Initiierung von Workflows steigern die Produktivität maßgeblich.
ECM

Die Funktionen eines ECM-Systems

Erfassung von Informationen

Speichern und Bereitstellung von Daten und Dokumenten

Revisionssichere Archivierung

Zentrale Steuerung von Zugriffsrechten

Standardisierung und Automatisierung von Prozessen

Collaboration-Tools

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