DMS
Dokumentenmanagementsystem
Digitale Verwaltung, revisionssichere Archivierung, Rechtesystem und Unterstützung von individuellen Workflows: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der Strukturierung von Dokumenten jeglicher Art und hilft Prozesse zuverlässig zu steuern.
Unternehmensweit einheitliche Dokumentenablage
Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit durch lückenlose Versionierung
Vereinfachte Einhaltung von rechtlichen Vorschriften
Strukturiertere und optimierte Arbeitsabläufe
Immer schnell verfügbare Informationen
Individuelles Berechtigungskonzept
Verbesserung der Zusammenarbeit
INFORMATIONEN ERFASSEN, SPEICHERN, BEREITSTELLEN
Basisfunktion
Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt in erster Linie für die strukturierte Ablage von Dokumenten – komplett formatunabhängig. So kann das System sowohl elektronische Daten als auch Scans erfassen und zuordnen. Dabei speichert das System Meta-Daten wie das Eingangsdatum einer Rechnung. Moderne Dokumentenmanagementsysteme können auch automatisiert Dokumente verarbeiten, Informationen aus Dokumenten extrahieren und z.B. mit bestehenden Daten im ERP-System abgleichen. Die Daten sind konsistent, sauber strukturiert und jederzeit schnell verfügbar. Mit erweiterten Such- und Filterfunktionen finden Mitarbeiter Informationen mit wenigen Klicks und sparen viel Zeit.
ARCHIVIEREN
Revisionssicher
Änderungen speichert das Dokumentenmanagementsystem unveränderbar als neue Version. Das sorgt nicht nur für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern schafft gleichzeitig auch die Grundlage für die Einhaltung selbst umfangreicher gesetzlicher Anforderungen.
ZENTRAL STEUERN
Zugriffsrechte
Rechte für die Ansicht oder Veränderung von Ordnern und Dokumenten können im Dokumentenmanagementsystem zentral gesteuert werden – sowohl manuell als auch automatisiert für bestimmte Bereiche. Über das DMS sorgen Unternehmen so für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und den Schutz von sensiblen Daten im Allgemeinen.
PROZESSE
Standardisieren und automatisieren
Im Dokumentenmanagementsystem können manuell oder auch automatisiert Workflows initiiert werden. Das DMS strukturiert so die Arbeitsabläufe – von der Rechnungsverarbeitung bis zum Bewerbermanagement. Auch die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten ist möglich.
DMS
Die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems
Erfassen, speichern und bereitstellen von Dokumenten
Revisionssichere Archivierung
Zugriffsrechte zentral verwalten
Standardisierung von Unternehmensprozessen
Automatisierung von Workflows
WIR SIND IHR SPEZIALIST
Das Dokumentenmanagementsystem von ELO
ELO ist einer der technisch führenden Anbieter von Softwarelösungen für Dokumentenmanagement. Die ELO ECM Suite ist in Ihrer Basis ein Dokumentenmanagementsystem. Viele Funktionalitäten, Anbindungsmöglichkeiten, Zusatzmodule und Erweiterungen machen die Softwarelösung jedoch zu mehr als dem reinen Dokumentenmanagementsystem: Ein Enterprise-Content-Management-System, das mit Unternehmen und Anforderungen mitwächst. ELO spart Zeit, Kosten und sorgt für Datensicherheit. SideStep ist Ihr Spezialist und berät Sie gern.
