DMS

Dokumentenmanagementsystem

Digitale Verwaltung, revisionssichere Archivierung, Rechtesystem und Unterstützung von individuellen Workflows: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der Strukturierung von Dokumenten jeglicher Art und hilft Prozesse zuverlässig zu steuern.

Unternehmensweit einheitliche Dokumentenablage

Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit durch lückenlose Versionierung

Vereinfachte Einhaltung von rechtlichen Vorschriften

Strukturiertere und optimierte Arbeitsabläufe

Immer schnell verfügbare Informationen

Individuelles Berechtigungskonzept

Verbesserung der Zusammenarbeit

INFORMATIONEN ERFASSEN, SPEICHERN, BEREITSTELLEN

Basisfunktion

Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt in erster Linie für die strukturierte Ablage von Dokumenten – komplett formatunabhängig. So kann das System sowohl elektronische Daten als auch Scans erfassen und zuordnen. Dabei speichert das System Meta-Daten wie das Eingangsdatum einer Rechnung. Moderne Dokumentenmanagementsysteme können auch automatisiert Dokumente verarbeiten, Informationen aus Dokumenten extrahieren und z.B. mit bestehenden Daten im ERP-System abgleichen. Die Daten sind konsistent, sauber strukturiert und jederzeit schnell verfügbar. Mit erweiterten Such- und Filterfunktionen finden Mitarbeiter Informationen mit wenigen Klicks und sparen viel Zeit.

 

ARCHIVIEREN

Revisionssicher

Änderungen speichert das Dokumentenmanagementsystem unveränderbar als neue Version. Das sorgt nicht nur für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern schafft gleichzeitig auch die Grundlage für die Einhaltung selbst umfangreicher gesetzlicher Anforderungen.

ZENTRAL STEUERN

Zugriffsrechte

Rechte für die Ansicht oder Veränderung von Ordnern und Dokumenten können im Dokumentenmanagementsystem zentral gesteuert werden – sowohl manuell als auch automatisiert für bestimmte Bereiche. Über das DMS sorgen Unternehmen so für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und den Schutz von sensiblen Daten im Allgemeinen.

PROZESSE

Standardisieren und automatisieren

Im Dokumentenmanagementsystem können manuell oder auch automatisiert Workflows initiiert werden. Das DMS strukturiert so die Arbeitsabläufe – von der Rechnungsverarbeitung bis zum Bewerbermanagement. Auch die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten ist möglich.
DMS

Die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

Erfassen, speichern und bereitstellen von Dokumenten

Revisionssichere Archivierung

Zugriffsrechte zentral verwalten

Standardisierung von Unternehmensprozessen

Automatisierung von Workflows

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WIR SIND IHR SPEZIALIST

Das Dokumentenmanagementsystem von ELO

ELO ist einer der technisch führenden Anbieter von Softwarelösungen für Dokumentenmanagement. Die ELO ECM Suite ist in Ihrer Basis ein Dokumentenmanagementsystem. Viele Funktionalitäten, Anbindungsmöglichkeiten, Zusatzmodule und Erweiterungen machen die Softwarelösung jedoch zu mehr als dem reinen Dokumentenmanagementsystem: Ein Enterprise-Content-Management-System, das mit Unternehmen und Anforderungen mitwächst. ELO spart Zeit, Kosten und sorgt für Datensicherheit. SideStep ist Ihr Spezialist und berät Sie gern.
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