Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Das Bundesfinanzministerium hat festgelegt, dass im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder, die Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfassten Geschäftsvorfälle folgendes gilt:

Unterlagen i.S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. (Seit 1.Januar 2002)

Der Steuerpflichtige muss insbesondere darauf achten, dass alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt wird (i.S. des § 14UStG).

Unzulässig hierbei ist eine Verdichtung dieser Daten oder das ausschließliche Speichern der Rechnungsendsummen.

Es müssen die digitalen Unterlagen mit den Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen, das Vorhalten der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.

Sollte es nicht möglich sein, die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb eines Gerätes vorzunehmen, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Die Organisationsunterlagen, die zum Gerät gehören, müssen aufbewahrt werden. Besondern die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Gräts (§ 147 Abs. 1 Nr.1 AO).

Des Weiteren müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

BMF-Schreiben vom 26.11.2010

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