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Warum ein Dokumentenmanagement-System?

Immer mehr Unternehmen stellen sich die Frage, welchen konkreten Nutzen sie von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems haben. Dass dieses System mehr kann als die reine Archivierung von Unternehmensdaten, ist mittlerweile in vielen Köpfen angekommen. Wir haben für Sie ein paar Argumente zusammengestellt, die für den Einsatz eines Dokumentenmanagements sprechen.

 

Zeitersparnis durch geringe Suchzeiten

Jeden Tag wird in Unternehmen eine Menge Zeit ( = Geld) für die Suche nach wichtigen Unterlagen und Dokumenten aufgewendet, sowie auch für die Ablage von Eingangspost, Rechnungen und anderen Unternehmensdokumenten. Wäre es nicht schön, jemanden zu haben, der dies automatisiert und sekundenschnell erledigt?

 

Reduzierung von Kosten durch Patz- und Materialeinsparungen

Durch die revisionssichere, digitale Ablage all Ihrer Unternehmensdaten können Sie sich nun endlich von Ihren Papierbergen und Aktenordnern trennen.  So sparen Sie wertvollen Platz und können diesen anderweitig nutzen. Somit erübrigt sich der unnötige Ausdruck von Dokumenten, wodurch Sie Papier und Druckerverbrauchsmaterial einsparen  - und zusätzlich schonen Sie die Umwelt.

 

Think green - Umweltschutz geht jeden an

Umweltschutz ist keine Privatsache - auch Sie als Unternehmen können eine Menge zur Erhaltung unserer Umwelt beitragen. Durch ein Dokumentenmanagement haben Sie die Möglichkeit, den papierverbrauch massiv zu senken, digitale Eingangsbelege müssen nicht erst eingescannt werden, sondern können automatisch in Ihrer Datenbank abgelegt werden.

 

Von überall Zugriff auf Ihre Dokumente

Sie können stets auf Ihre unternehmensrelevanten Dokumente zugreifen, ob Sie nun im Homeoffice, im Unternehmen oder bei einem Kunden vor Ort sind.

 

Mehr Überblick durch Versionierung

Wo früher der Status eines Dokumentes mit möglichst aussagekräftigen Bezeichnungen versehen und in mehrfacher Ausführung gespeichert werden musste, haben Sie in ihrem DMS dank Versionierung nur ein aktuelles Dokument. Wenn gewünscht, kann jede vorherige Version abgerufen und bearbeitet werden, somit sind Ihre Informationen stets aktuell und eindeutig.

 

 

 

 

Sie möchten wissen, welche Einsparungen ein DMS konkret bedeutet? Gerne errechnen wir den ROI in Ihrem Unternehmen für Sie und zeigen auf, wie sich die Investition in ein Dokumentenmanagement lohnen kann.

 

 

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Karsten Schaper

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33102 Paderborn


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