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Die digitale Betriebsprüfung

 

Mit dem 31.12.2016 endete die Übergangsfrist für die Regelung der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Diese Übergangsregelung wurde im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 veröffentlicht und gilt nur für die dort aufgeführten Geräte (Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzählern) und hat nichts mit der Anwendung der GobD im Allgemeinen und mit der E-Mail Archivierung im Speziellen zu tun.

 

Die Aufbewahrung von E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder auch eines Buchungsbelegs war schon immer Pflicht (§ 147 Abs. 1 Nr.2-4 AO) - seit dem 01.01.2002 müssen diese auch maschinell auswertbar sein. Sind im Unternehmen aufzeichnungspflichtige Daten, Unterlagen oder elektronische Dokumente entstanden oder eingegangen, sind diese unverändert in dieser Form auch zu archivieren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Bereits beim Empfang elektronische Rechnungen ist sicherzustellen, dass diese rechtskonform und revisionssicher aufbewahrt werden.

 

Im Rahmen der Betriebsprüfung beschränkt sich der Datenzugriff im Wesentlichen auf den maschinell auswertbaren Datenträger, der lediglich die Buchführungsdaten enthält. Steuerlich relevante Daten aus Vorsystemen können der Finanzverwaltung nicht zur Verfügung gestellt werden – dies führt bereits jetzt zur Wiederlegung der Beweisvermutung (§ 158 AO) gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsverpflichtungen und somit zur Schätzungsbefugnis gemäß § 162 AO.

 

Von der GoBD betroffene Systeme sind das jeweilige Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z.B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Fakturierung, Archivsystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Dokumentenmanagement-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.


Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonstiger erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Lassen Sie sich von einem fachkundigen Steuerberater über diese Zusammenhänge der GoBD beraten!

Mit dem Einsatz von ELOprofessional können Unternehmen die Auflagen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) und die in der GoBD gesetzlich festgelegten Regularien einhalten. ELO verfügt über alle Mechanismen, um die rechtskonforme Aufbewahrung von Unternehmensdaten sicherzustellen:

 

ELO GoBD Konformitätserklärung

Normen und Gesetze

ELO FAQ Datenzugriffsrecht

 

Die Schreiben des Bundesfinanzministeriums zum Thema GoBD und Aufbewahrungspflichten digitaler Dokumente:

 

BMF-Schreiben vom 26.11.2010 - Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

BMF-Schreiben vom 14.11.2014 - GoBD

BMF-Schreiben vom 05.05.2015 - GoBD/GDPdU/GoBS

 

 

E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis 

 

Verfasst im Bitkom-Arbeitskreis ECM Compliance und im VeR-Arbeitskreis Qualität | Dezember 2015

Stefan Groß, Peters, Schönberger & Partner mbB | Thorsten Brand, Zöller & Partner GmbH

 

 

Ihr Ansprechpartner


Markus Schnatmann

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33102 Paderborn


Tel. +49 (0) 52 51 / 68 58 54-20

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Geschäftsleiter Markus Schnatmann beantwortet Ihnen alle Fragen rund um das Thema rechtskonforme Archivierung  und informiert Sie umfassend über alle Möglichkeiten, wie Sie mit ELO Ihre unternehmensrelevanten Dokumente revisionssicher aufbewahren.

 

 

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